Шаблон управлінського обліку в Excel

Безкоштовний шаблон управлінського обліку в Excel відповідає на три питання власника: скільки бізнес заробив за місяць, куди поділись гроші і що бізнес має на сьогодні. Ви вносите кожну оплату одним рядком, а звіти про прибуток, рух грошей і залишки рахуються самі. Шаблон розрахований на невеликий магазин, послуги чи майстерню, працює в Excel і LibreOffice, реєстрація не потрібна.

Завантажити шаблон (Excel) →

Що є в шаблоні управлінського обліку?

Шість аркушів: у двох ви вносите дані, три рахуються самі, ще один — коротка інструкція.

Жовті клітинки заповнюєте ви, білі рахуються формулами. Статті доходів і витрат вибираються зі списку, тож опечатка не «загубить» суму у звітах. У файлі є приклад — невеликий магазин за вересень і жовтень, — щоб одразу побачити, як виглядають заповнені звіти. Перед початком роботи приклад видаляють.

Як вести облік у шаблоні?

1. Налаштування. Вкажіть місяць, з якого починаєте, свої рахунки (каса, банк, картка) із залишками на перше число і вартість товару на складі.
2. Статті. Перейменуйте статті доходів і витрат під свій бізнес або допишіть нові в порожні рядки.
3. Операції. Кожну оплату вносьте окремим рядком: дата, сума в колонку «Надійшло» або «Витрачено», стаття і рахунок.
4. Раз на місяць. Внесіть залишок товару на складі, борги клієнтів і ваші борги.
5. Результат. Відкрийте «Прибуток», «Гроші» і «Що маємо» — там усе вже пораховано.

Завантажити шаблон (Excel) →

Чому прибуток є, а грошей немає?

Бо прибуток і гроші рахуються по-різному. Прибуток — це скільки бізнес заробив: доходи мінус собівартість проданого і витрати, що належать до цього місяця. Гроші — це скільки їх фізично є на рахунках.

У прикладі з шаблону магазин у вересні заробив 16 400 грн прибутку, а грошей на рахунках за місяць додалось лише 1 400 грн. Ось куди поділась різниця:

• Оренду сплатили на три місяці наперед. У вересні пішло 45 000 грн, а у витрати вересня потрапила тільки третина — 15 000 грн. Гроші «гірші» за прибуток на 30 000 грн.
• Товару закупили на 105 000 грн, а продали зі складу на 130 000 грн за собівартістю: частина проданого вже лежала на полицях. Тут, навпаки, гроші «кращі» за прибуток на 25 000 грн.
• Власник забрав собі 10 000 грн. На прибуток це не впливає, а грошей стає менше.

Разом: 16 400 − 30 000 + 25 000 − 10 000 = 1 400 грн. Шаблон показує обидва боки — прибуток на аркуші «Прибуток», гроші на аркуші «Гроші». Чому оборот і прибуток — різні речі, докладно розібрано у статті Прибуток чи ілюзія?

Оплату наперед у шаблоні вносять кількома рядками — по одному на кожен місяць, до якого вона належить. В ERPJS для таких оплат є облік витрат майбутніх періодів:

Витрати майбутніх періодів в ERPJS

Як порахувати собівартість товару без складської програми?

Через залишок на складі. Раз на місяць перерахуйте товар і оцініть його за ціною закупівлі, а далі шаблон рахує сам: товар на початок місяця + закупівлі за місяць − товар на кінець місяця = собівартість проданого.

У прикладі на початок вересня товару було на 120 000 грн, закупили ще на 105 000 грн, на кінець місяця лишилось на 95 000 грн. Отже, собівартість проданого — 130 000 грн. Доходи за місяць — 214 500 грн, тож на товарах і послугах магазин заробив 84 500 грн, і вже з цих грошей платить оренду, зарплату й податки. Що саме входить у собівартість, а що ні, — у статті Собівартість товару: що рахувати, а що ні.

Якщо залишок не вносити, шаблон вважатиме собівартістю всі закупівлі місяця. Для грубої картини цього досить, але прибуток стрибатиме: місяць великої закупівлі виглядатиме збитковим, а наступний — надто прибутковим. У програмі обліку, як-от ERPJS, собівартість рахується для кожного продажу окремо, і залишок товару для звіту рахувати вручну не потрібно.

Коли таблиці стане замало?

Шаблон добре працює, поки операцій кілька десятків на місяць і облік веде одна людина. Ознаки, що час переходити на програму:

• залишок товару доводиться рахувати вручну, а позицій сотні;
• з’явились борги клієнтів і постачальникам, і їх треба відстежувати по кожному;
• дані вносять кілька людей і плутаються у версіях файлу;
• хочеться бачити прибуток окремо по напрямах або точках продажу.

ERPJS бере на себе найважче з того, що в таблиці доводиться робити руками. Собівартість кожного продажу і залишок товару програма рахує сама, без ручних підрахунків. Прибуток і збитки рахуються автоматично з документів, які ви й так вносите, а звіти, як у шаблоні, — прибуток, рух грошей, що маємо і що винні — можна зібрати під себе в конструкторі фінансових звітів. Борги клієнтів і ваші борги постачальникам видно в окремих звітах, і будь-який звіт можна вивантажити в Excel. Докладніше — на сторінці програми управлінського обліку, а коли саме таблиці перестають справлятися — у статті Excel vs ERP.

Конструктор фінансових звітів в ERPJS

Часті запитання

Спробувати ERPJS безкоштовно →