Програма обліку замовлень
Замовлення клієнтів губляться між месенджерами, дзвінками й блокнотом? Незрозуміло, що вже відвантажено, що оплачено, а що забули виконати. Інколи продають товар, якого немає на складі, бо ніхто не бачив, що його вже зарезервували під інше замовлення. Кожне втрачене замовлення — це втрачені гроші й репутація.
Облік замовлень — це контроль продажів від заявки клієнта до відвантаження й оплати. Програма обліку замовлень ERPJS веде кожне замовлення зі статусом, резервує товар і показує, що виконано, а що чекає. Нижче — як це працює.
Що таке облік замовлень і навіщо він потрібен?
Облік замовлень — це фіксація й супровід замовлень покупців від моменту заявки до повного виконання. Він відповідає на питання: які замовлення в роботі, що відвантажено, що оплачено й що прострочено.
Без обліку замовлення живуть у переписці й пам’яті менеджерів — звідси забуті заявки, подвійні продажі одного товару й конфлікти з клієнтами. Системний облік замовлень робить кожну угоду керованою від початку до кінця.
Як працює облік замовлень: від замовлення до відвантаження?
В ERPJS замовлення проходить логічний ланцюг, і кожен крок зафіксований:
- Замовлення. Створюється заявка клієнта зі списком товарів, цінами й адресою доставки. Товар можна одразу зарезервувати під замовлення.
- Відвантаження. Коли товар відвантажується, оформлюється документ відвантаження — склад зменшується, замовлення рухається далі.
- Рахунок і оплата. Виставляється рахунок, фіксується оплата. Видно, що замовлення оплачене, а борг клієнта рахується автоматично.
Кожне замовлення має статус, тож на будь-який момент видно, на якому етапі воно перебуває — від нової заявки до закритої угоди.
Як резервувати товар під замовлення?
Резервування — ключова функція обліку замовлень. Коли товар зарезервовано під замовлення, система зменшує доступну кількість, тож той самий товар не продадуть двічі. Менеджер бачить не лише скільки товару на складі, а скільки реально вільно для продажу.
Це знімає типову проблему торгівлі: продали клієнту те, що вже обіцяли іншому. Як налагодити сам облік товару, з якого формуються замовлення, описано на сторінці програма для обліку товару.
Як контролювати виконання замовлень?
Облік замовлень дає менеджеру й власнику повну картину виконання:
- Статус кожного замовлення — нове, в роботі, відвантажене, оплачене, закрите.
- Що відвантажено, а що ні — видно замовлення, які чекають на відвантаження.
- Оплати й борги — які замовлення оплачені, а по яких є заборгованість клієнта.
На кожне замовлення можна роздрукувати товарний чек чи рахунок. Так замовлення, склад і гроші лишаються однією системою, а не окремими таблицями.
Облік замовлень в ERPJS веде кожну угоду від заявки до оплати: статус, резервування товару, відвантаження, борг клієнта. Жодне замовлення не губиться, і той самий товар не продається двічі.
Чим це краще за облік замовлень у месенджерах і Excel?
Коли замовлення живуть у листуванні й таблицях, легко щось забути, переплутати кількість чи продати зарезервований товар. Немає зв’язку зі складом і оплатами, тож реальний стан справ доводиться збирати вручну.
У програмі кожне замовлення зв’язане з товаром, складом і грошима. Резерв, відвантаження й оплата фіксуються автоматично, а статус показує реальну картину в будь-який момент.
Для кого підходить?
Облік замовлень в ERPJS корисний для бізнесу, що працює із замовленнями клієнтів:
- Оптова торгівля й дистрибуція
- Інтернет-магазини
- Виробництво на замовлення
- B2B-продажі з відстрочками й передоплатами
Замовлення на послуги й роботи
Замовлення — це не завжди товар зі складу. У сервісі, монтажі чи ремонтних роботах воно влаштоване так само: є клієнт, є що треба зробити, є строк і є відповідальний.
Таке замовлення проходить свої етапи — прийняли в роботу, призначили виконавця, зафіксували строк, відзначили виконання, виставили рахунок. Для сервісу є окремий вид замовлення: з прийманням виробу, описом несправності й статусами ремонту, щоб клієнту було що відповісти, коли він питає, на якому етапі його річ.
Запчастини й матеріали, використані в роботі, обліковуються в тому самому замовленні — тож поруч видно і саму роботу, і витрати на неї.
Строк у замовленні потрібен не для звіту: за ним одразу видно ті замовлення, де дата вже минула, а руху немає. Саме такі й губляться найчастіше.
Клієнт і його замовлення — в одному місці
Замовлення не живуть окремим списком, вони прив’язані до клієнта. У картці клієнта видно всю історію: що замовляв раніше, що в роботі зараз, що оплачено й скільки він винен.
Це рятує у двох звичних ситуаціях. Клієнт телефонує з питанням «що там із моїм замовленням» — відповідь на екрані, не треба піднімати листування. І навпаки: перед новим відвантаженням видно, що за клієнтом уже висить несплачений рахунок, — рішення приймається свідомо, а не навмання.
Як влаштована сама база клієнтів, описано на сторінці програма для ведення бази клієнтів.
Часті запитання
Що таке облік замовлень простими словами?
Це супровід замовлень клієнтів від заявки до відвантаження й оплати. Облік замовлень показує, що в роботі, що відвантажено, що оплачено, і не дає замовленням губитися.
Як працює резервування товару під замовлення?
Коли товар резервується під замовлення, система зменшує доступну для продажу кількість. Менеджер бачить, скільки товару реально вільно, тож той самий товар не продадуть двічі.
Як бачити статус кожного замовлення?
Кожне замовлення має статус — нове, в роботі, відвантажене, оплачене, закрите. У будь-який момент видно, на якому етапі замовлення й що по ньому залишилось зробити.
Чи зв’язані замовлення зі складом і оплатами?
Так. Замовлення зв’язане з товаром на складі (через резерв і відвантаження) і з оплатами (через рахунок). Це єдина система, а не окремі таблиці замовлень, складу й грошей.
Чи можна роздрукувати документи по замовленню?
Так. По замовленню можна сформувати рахунок або товарний чек із готовим списком позицій, цінами й сумою. Документи друкуються або зберігаються у файл.
Чи підходить облік замовлень для сфери послуг?
Так. Замовлення на роботи ведеться так само, як на товар: клієнт, перелік робіт, строк, виконавець і статус виконання. Для сервісу є окремий вид замовлення — з прийманням виробу, описом несправності й етапами ремонту.
Як побачити, що клієнт замовляв раніше?
Історія замовлень зберігається в картці клієнта: попередні замовлення, поточні, оплати й сума боргу. Не треба піднімати листування чи шукати по таблицях.