Шаблон управленческого учёта в Excel
Бесплатный шаблон управленческого учёта в Excel отвечает на три вопроса владельца: сколько бизнес заработал за месяц, куда делись деньги и что у бизнеса есть на сегодня. Вы вносите каждую оплату одной строкой, а отчёты о прибыли, движении денег и остатках считаются сами. Шаблон рассчитан на небольшой магазин, услуги или мастерскую, работает в Excel и LibreOffice, регистрация не нужна.
Что есть в шаблоне управленческого учёта?
Шесть листов: в двух вы вносите данные, три считаются сами, ещё один — короткая инструкция.
Сколько заработали
Лист «Прибыль»: доходы, себестоимость проданного товара, расходы и прибыль за каждый месяц года. Операция попадает в тот месяц, к которому относится, а не в месяц оплаты.
Куда делись деньги
Лист «Деньги»: сколько пришло и ушло за месяц, на что именно ушли деньги и сколько осталось на каждом счёте — в кассе, на карте, в банке.
Что имеем и что должны
Лист «Что имеем»: деньги, товар на складе, долги клиентов и ваши долги на конец месяца. Разница между ними — собственный капитал, то есть та часть бизнеса, которая принадлежит вам.
Жёлтые ячейки заполняете вы, белые считаются формулами. Статьи доходов и расходов выбираются из списка, так что опечатка не «потеряет» сумму в отчётах. В файле есть пример — небольшой магазин за сентябрь и октябрь, — чтобы сразу увидеть, как выглядят заполненные отчёты. Перед началом работы пример удаляют.
Как вести учёт в шаблоне?
- Настройки. Укажите месяц, с которого начинаете, свои счета (касса, банк, карта) с остатками на первое число и стоимость товара на складе.
- Статьи. Переименуйте статьи доходов и расходов под свой бизнес или допишите новые в пустые строки.
- Операции. Каждую оплату вносите отдельной строкой: дата, сумма в колонку «Поступило» или «Потрачено», статья и счёт.
- Раз в месяц. Внесите остаток товара на складе, долги клиентов и ваши долги.
- Результат. Откройте «Прибыль», «Деньги» и «Что имеем» — там всё уже посчитано.
Почему прибыль есть, а денег нет?
Потому что прибыль и деньги считаются по-разному. Прибыль — это сколько бизнес заработал: доходы минус себестоимость проданного и расходы, которые относятся к этому месяцу. Деньги — это сколько их физически есть на счетах.
В примере из шаблона магазин в сентябре заработал 16 400 грн прибыли, а денег на счетах за месяц прибавилось всего 1 400 грн. Вот куда делась разница:
- Аренду заплатили на три месяца вперёд. В сентябре ушло 45 000 грн, а в расходы сентября попала только треть — 15 000 грн. Деньги «хуже» прибыли на 30 000 грн.
- Товара закупили на 105 000 грн, а продали со склада на 130 000 грн по себестоимости: часть проданного уже лежала на полках. Здесь, наоборот, деньги «лучше» прибыли на 25 000 грн.
- Владелец забрал себе 10 000 грн. На прибыль это не влияет, а денег становится меньше.
Итого: 16 400 − 30 000 + 25 000 − 10 000 = 1 400 грн. Шаблон показывает обе стороны — прибыль на листе «Прибыль», деньги на листе «Деньги». Почему оборот и прибыль — разные вещи, подробно разобрано в статье Прибыль или иллюзия?
Оплату наперёд в шаблоне вносят несколькими строками — по одной на каждый месяц, к которому она относится. В ERPJS для таких оплат есть учёт расходов будущих периодов:
Как посчитать себестоимость товара без складской программы?
Через остаток на складе. Раз в месяц пересчитайте товар и оцените его по цене закупки, а дальше шаблон считает сам: товар на начало месяца + закупки за месяц − товар на конец месяца = себестоимость проданного.
В примере на начало сентября товара было на 120 000 грн, закупили ещё на 105 000 грн, на конец месяца осталось на 95 000 грн. Значит, себестоимость проданного — 130 000 грн. Доходы за месяц — 214 500 грн, так что на товарах и услугах магазин заработал 84 500 грн, и уже из этих денег платит аренду, зарплату и налоги. Что именно входит в себестоимость, а что нет, — в статье Себестоимость товара: что считать, а что нет.
Если остаток не вносить, шаблон будет считать себестоимостью все закупки месяца. Для грубой картины этого хватит, но прибыль будет скакать: месяц большой закупки окажется убыточным, а следующий — слишком прибыльным. В программе учёта, например в ERPJS, себестоимость считается для каждой продажи отдельно, и остаток товара для отчёта пересчитывать вручную не нужно.
Прибыль отвечает, выгоден ли бизнес. Деньги — хватит ли их на следующие оплаты. Смотреть нужно на то и другое.
Когда таблицы станет мало?
Шаблон хорошо работает, пока операций несколько десятков в месяц и учёт ведёт один человек. Признаки, что пора переходить на программу:
- остаток товара приходится считать вручную, а позиций сотни;
- появились долги клиентов и поставщикам, и их нужно отслеживать по каждому;
- данные вносят несколько человек и путаются в версиях файла;
- хочется видеть прибыль отдельно по направлениям или точкам продаж.
ERPJS берёт на себя самое трудное из того, что в таблице приходится делать руками. Себестоимость каждой продажи и остаток товара программа считает сама, без ручных подсчётов. Прибыль и убытки считаются автоматически из документов, которые вы и так вносите, а отчёты, как в шаблоне, — прибыль, движение денег, что имеем и что должны — можно собрать под себя в конструкторе финансовых отчётов. Долги клиентов и ваши долги поставщикам видны в отдельных отчётах, и любой отчёт можно выгрузить в Excel. Подробнее — на странице программы управленческого учёта, а когда именно таблицы перестают справляться — в статье Excel vs ERP.
Частые вопросы
Шаблон действительно бесплатный?
Да. Шаблон сделала команда ERPJS и отдаёт его без регистрации: файл скачивается сразу. Пользуйтесь им и меняйте как угодно.
В какой программе открывать шаблон?
В Microsoft Excel или в бесплатном LibreOffice Calc — мы проверили обе. Формулы и списки статей работают без макросов.
Подходит ли шаблон для ФЛП?
Да, для управленческого учёта: чтобы видеть прибыль, деньги и долги. Книгу учёта доходов для налоговой он не заменяет — это отдельный документ.
Сколько операций выдержит таблица?
Шаблон рассчитан на 2000 строк, то есть больше 150 оплат в месяц на протяжении года. Если операций больше, удобнее вести учёт в программе.
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?
Бухгалтерский учёт ведут для налоговой по установленным правилам. Управленческий — для владельца: он показывает, сколько бизнес зарабатывает на самом деле, куда уходят деньги и какое направление прибыльное.
