Варто знати
Який предмет обліку?
Унікальність
Всі компанії в чомусь унікальні, але вони, так чи інакше, мають однаковий предмет обліку.
Перше – це те, чим вони володіють і за рахунок кого/чого це відбувається (борги і власний капітал), тобто те, що називають Балансом.
Друге – це які у них доходи, які витрати і відповідно різницю між ними, щоб зрозуміти фінансовий результат своєї діяльності.
Здається очевидною необхідність контролю над цими параметрами, але в реальному житті більшість малих компаній їх не мають, а багато крупніших мають щось схоже на друге, тобто на звіт про фінансові результати, але не розкриваючи у ньому значну частину важливої інформації.
Основні звіти
Ці два звіти лише частина великої кількості універсальної аналітики, але на них тримається занадто багато, щоб ними нехтувати. Крім того, ці два звіти дають змогу контролювати, принаймні з технічної точки зору, коректність ведення обліку, бо за своїми законами, рух коштів в середині компанії і при їх обміні з зовнішнім світом схоже на обмін енергії замкнутої системи з зовнішнім світом і описується другим законом термодинаміки, що можна спростити у вираз: «що енергія (в нашому випадку гроші) нікуди не зникає і не звідки не береться». Що відбувається лише перерозподіл капіталу через зміну форми і стану, а також через обмін ним з зовнішнім світом. Тому, зміна у вашому капіталі/Балансі дорівнює вашим фінансовим результатам через вашу діяльність.
Чому так важливо, щоб цифри збігалися?
Тому, що якщо це не так, значить якась частина ваших процесів, які ви обліковуєте і що рухають, або трансформують ваші гроші не відображаються у обліку, або відображаються невірно. Це може спричинятись технічними помилками обліку, або за цими словами може бути процес відбору вашої власності на користь чужорідної системи.
Відповідно, чим ширший облік, чим більше точок технічного контролю у такому обліку, тим важче сховати випадкові чи навмисні помилки.
Це, в першу чергу, інструмент контролю, а вже потім аналізу.
Те саме стосується і можливості швидко підтвердити будь-яке значення, розкривши весь необхідний пласт операцій і головне їх суті. А зважаючи на великий обсяг різних процесів у будь якій компанії, звести всі їх у два звіти, та ще і мати можливість потім швидко розшифрувати конкретну цифру вкрай нетривіальна задача, якщо робити облік за допомогою збору всіх документів таких як рахунки, відвантаження, платежі і т.і.
План рахунків
Тому зазвичай, глобальний облік зводять до обліку у формі бухгалтерських проводок, що утворюються на основі первинних документів і відображаються через перетікання грошей з одного облікового рахунку на інші.
Кожен з тих рахунків відображає форму, стан, або рух грошей і міститься у переліку, або плані рахунків, що використовує компанія (зазвичай, він регламентований відповідними державними органами, що дозволяє всім користувачам таких звітів однаково розуміти наведенні значення).
Висновок
Спираючись на досвід – якщо ваш облік не зводиться до обліку в розрізі плану рахунків – ви не зможете побудувати цілісну систему обліку та звітності, в якій можливо перевірити отримувані цифри.
А якщо немає довіри до отримуваних цифр, то сенс такого обліку, якщо не зникає повністю, то його корисність дуже обмежується.