Менеджер інтернет-магазину о 9:30 ранку відкриває пошту: 25 нових замовлень за ніч. На кожне треба підготувати товар, упакувати — і створити експрес-накладну на сайті Нової Пошти. По 5-7 хвилин на ТТН: логін, форма, копіювання адреси з замовлення в окрему вкладку, вибір відділення, опис вантажу, оголошена цінність, тип оплати. До обіду менеджер ще не почав пакувати — він тільки створив накладні.

Це типова картина для малого та середнього e-commerce. 25 замовлень × 6 хвилин = 2,5 години щодня, які можна повернути собі — якщо програма обліку інтегрована з Новою Поштою напряму. Розберемо, як це реально виглядає в ERPJS — без обіцянок “все автоматично”, а з конкретикою про те, що автоматизовано, а що ні.

Чому створення ТТН вручну вбиває маржу малого магазину?

Ручна робота з ТТН на сайті Нової Пошти — це не одна задача, а ланцюжок із п’яти кроків. На кожному є місце для помилки.

Скільки часу йде насправді:

• Логін у кабінет НП — 30 секунд (часом доводиться відновлювати сесію)
• Перенести дані з замовлення у форму НП — 2-3 хвилини (адреса, телефон, ПІБ, вага, опис вантажу)
• Знайти потрібне відділення з 38 000+ — 30-60 секунд
• Розрахувати оголошену цінність і накладений платіж — 30 секунд
• Зберегти і роздрукувати маркування — 30 секунд

У сумі 5-7 хвилин на одну ТТН — за умови що нічого не зламалось. Якщо в кабінеті НП виліз новий капча або повільно завантажилось відділення, можна додати ще хвилину-дві.

Типові помилки при ручному введенні:

• Не та адреса. Менеджер скопіював адресу попереднього клієнта — посилка пішла іншій людині. Переадресація коштує гроші й час.
• Неправильна оголошена цінність. Менеджер забув додати ПДВ або вписав ціну однієї одиниці замість всього замовлення — клієнт отримує посилку з некоректною ціною, виникають питання при поверненні.
• Загублений номер ТТН. Менеджер створив накладну, але не вставив номер у замовлення — через тиждень клієнт пише “де моя посилка”, і ніхто не знає, яка це ТТН.
• Дубль ТТН. Два менеджери на одне замовлення створили дві накладні. Одну треба видаляти, гроші повернути.

Для магазину з 30 ТТН на день це 2,5 години роботи менеджера + 1-3 помилки на тиждень. Помилки коштують: переадресація — 50-80 грн, додатковий контакт з клієнтом — 10-15 хвилин менеджера, втрачений клієнт — кількасот або кілька тисяч гривень упущеного LTV.

Як ERPJS створює ТТН з замовлення одним кліком?

В ERPJS експрес-накладна Нової Пошти створюється з замовлення або з документа відвантаження. Менеджер відкриває замовлення → натискає кнопку “Створити експрес-накладну (НП)” → система формує всі поля з даних замовлення і відсилає запит у Нову Пошту. Через 2-3 секунди ТТН готова, номер записаний у замовленні.

Ключова відмінність: менеджер не виходить з ERPJS. Не треба окремої вкладки браузера, окремого логіну, окремих копіпастів. Все відбувається в одному вікні, де вже є замовлення, клієнт, товари і ціни.

Деталі про облік товарів від прийому до продажу — у нашому окремому пості. Інтеграція з Новою Поштою — це наступний рівень: продаж не тільки списується зі складу, а ще й одразу їде до клієнта з трекінговим номером.

Що заповнюється автоматично, а що треба ввести вручну?

Це питання, де чесна відповідь важливіша за обіцянку “все автоматично”. Розберемо по полях.

Автоматично з даних відправника:

• Місто і відділення відправника (з налаштувань вашого юр.особи в системі)
• Контактна особа, телефон відправника
• Тип вантажу (стандартний — “Товари”)
• Хто платить за доставку (з налаштувань: ви або клієнт)

Автоматично з даних замовлення:

• Оголошена цінність = сума замовлення
• Накладений платіж = сума замовлення (якщо клієнт платить при отриманні)
• Юридична особа клієнта — система розпізнає за наявністю ЄДРПОУ в картці контрагента
• Номер замовлення прив’язується до ТТН — потім видно, яка посилка для якого замовлення

Вручну вводить менеджер:

• Місто отримувача (якщо це новий клієнт, якого нема в базі)
• Відділення або повна адреса (відділення-відділення чи адресна доставка)
• ПІБ і телефон отримувача (якщо немає в картці клієнта)

Якщо клієнт постійний і вже є у базі з адресою та телефоном, менеджеру взагалі майже нічого не треба вводити — натиснув кнопку, перевірив, підтвердив. Створення ТТН займає 20-30 секунд замість 5-7 хвилин.

Як працюють довідники міст і відділень — швидко чи з затримкою?

Це важлива деталь, яку часто не помічають при виборі системи. У Нової Пошти 38 000+ відділень і поштоматів, сотні міст. Якщо кожен раз при виборі система ходить у API НП — пошук гальмує, особливо при слабкому інтернеті.

В ERPJS все навпаки: довідники зберігаються локально. При налаштуванні інтеграції система один раз завантажує повний каталог міст, відділень, типів вантажу, типів оплати — і кладе у свою базу даних. Подальший пошук миттєвий: менеджер починає набирати “Льв” — система за частку секунди показує Львів і всі його відділення.

Оновлення довідника — або за натисканням кнопки в адміністративному модулі, або автоматично за розкладом (раз на тиждень-два). Нові відділення з’являються в системі без участі менеджера.

Що це дає на практиці:

• Пошук відділення займає 2-3 секунди замість 10-30
• Інтеграція не залежить від доступності API НП у моменті — навіть якщо у Нової Пошти збій, ви далі можете готувати замовлення, ТТН створиться пізніше
• Менеджер не відволікається від основної роботи на “загрузку довідника”

Як автоматично оновлюються статуси доставки?

Створити ТТН — половина задачі. Друга половина — знати, де вона зараз. У e-commerce це критично: клієнти питають “де моє замовлення”, менеджер відповідає, маркетинг сегментує клієнтів по статусах доставки.

ERPJS періодично звертається до Нової Пошти і опитує статус усіх активних ТТН. Інтервал налаштовується — найчастіше встановлюють раз на 1-2 години. Статус оновлюється в замовленні автоматично: “Прийнято у відправлення”, “У дорозі”, “Прибуло у відділення”, “Отримано”.

Як це виглядає в робочому процесі:

• Менеджер відкриває замовлення — бачить актуальний статус доставки без переходу в кабінет НП
• Можна побудувати звіт “всі посилки, які доставляються більше 5 днів” — і подзвонити клієнтам, попередити
• Маркетинг налаштовує автоматичні листи клієнтам — “ваша посилка прибула у відділення”, “ви її отримали — оцініть, будь ласка, замовлення”
• Бухгалтерія бачить, які замовлення з накладеним платежем уже отримані — гроші Нова Пошта поверне через 2-4 дні

Фінальні статуси (доставлено, повернено, скасовано) система перестає опитувати — навантаження на API мінімальне.

Чи підтримується друк маркувань для термопринтерів?

Друк маркування — окрема історія. Маленькі магазини друкують на звичайному офісному принтері формату А4 — і це нормально. Магазини з обсягом 50+ посилок на день переходять на термопринтери Zebra (друкують на самоклейних рулонах 100×100 мм), бо це швидше і дешевше — не треба тонера, нема обмежень на роздрукування.

ERPJS підтримує обидва варіанти:

• Друк експрес-накладної (А4) — стандартний друк на звичайному принтері. Підходить для офісу, де відправляють 5-20 посилок на день.
• Друк маркування для термопринтерів (Zebra) — спеціальний формат для самоклейних етикеток. Накладна друкується одним натисканням, ярлик автоматично наклеюється на коробку.

Система фіксує, що маркування вже надруковане — можна побачити, для яких замовлень ще не зроблено наклейку, і за день обробити всі одним пакетом.

Чи можна підключити кілька магазинів або юросіб?

У малого бізнесу часто буває ситуація: одна ФОП для маркетплейсу, інша ТОВ — для B2B-продажів. Кожна — окремий кабінет у Нової Пошти, свій API-ключ.

В ERPJS таких відправників можна підключити стільки, скільки потрібно. Кожен — окремий запис у налаштуваннях інтеграції зі своїм API-ключем, типовим містом, відділенням, налаштуваннями. При створенні ТТН менеджер обирає, від якого юр.особи відправляти посилку — або це автоматично визначається залежно від замовлення (наприклад, B2C → ФОП, B2B → ТОВ).

Це особливо корисно, якщо ви масштабуєтесь — додаєте новий бренд, новий канал продажів, нову юр.особу. Не треба переходити в інший кабінет, паролі різні і так далі — все живе в одній системі.

Які типи доставки підтримуються?

Підтримуються всі основні режими Нової Пошти:

• Відділення-Відділення — стандартний варіант для більшості замовлень
• Відділення-Адреса — кур’єрська доставка до дверей клієнта
• Адреса-Відділення — забір кур’єром від вашого офісу або складу
• Адреса-Адреса — повна кур’єрська логістика
• Накладений платіж — клієнт платить при отриманні, ви отримуєте гроші від НП через 2-4 дні
• Передоплата — посилка йде вже оплаченою, без блокування коштів
• Повернення товару — окремий тип документу для рекламацій з боку клієнта

Чесно про обмеження: зміна відділення вже створеної ТТН через API не експонована у формі. Якщо клієнт після відправки попросив змінити пункт отримання — це треба зробити через кабінет НП. Це планується до додавання в наступних версіях.

Що з бухгалтерським обліком послуг доставки?

Це місце, де чесність важливіша за обіцянку. Інтеграція з Новою Поштою фіксує фактичну вартість доставки кожної посилки — потрібну для звітності й аналізу маржі. Але автоматичних проводок за послуги доставки не створює: бухгалтер має кожного місяця окремо нарахувати загальну суму за послуги НП у вашому обліку.

Чому так: проводки залежать від того, хто платив за доставку (ви чи клієнт), яким способом (оплата з картки, з рахунку), як це відображається в реєстрі ПДВ. Універсальної логіки немає — у кожної компанії своя схема обліку послуг доставки.

Що це означає на практиці:

• Менеджер створює ТТН — інтеграція працює автоматично
• Бухгалтер раз на місяць отримує від НП звіт і вносить підсумкову проводку
• Через інтеграцію вже видно, на яку суму послуги НП за період — звіт допомагає звірити з рахунком від НП

Це той самий підхід, що й у більшості ERP-систем — автоматизувати операційну роботу (створення ТТН, статуси) і залишити бухгалтеру повний контроль над тим, що вже потрапляє в Головну книгу.

З чого почати інтеграцію — план на півгодини

Реалістичний план підключення Нової Пошти до ERPJS — менш ніж за робочий день:

Крок 1 (5 хвилин): отримати API-ключ. Зайти у свій кабінет Нової Пошти → Налаштування → API → створити новий ключ. Скопіювати.

Крок 2 (5 хвилин): додати відправника в ERPJS. У налаштуваннях інтеграції вставити API-ключ, обрати місто, типове відділення, контактну особу. Зберегти.

Крок 3 (5-10 хвилин): завантажити довідники. Натиснути кнопку “Оновити довідники НП” — система підтягне всі міста, відділення, типи вантажу. Робиться один раз на установку.

Крок 4 (10 хвилин): тестова ТТН. Створити одне замовлення, спробувати створити ТТН. Перевірити, що номер з’явився, маркування друкується.

Крок 5 (опціонально): додати автоматичне оновлення статусів. У адміністративному модулі поставити оновлення раз на годину-дві. Це робиться один раз.

Після цього інтеграція готова до промислової експлуатації. Менеджери продовжують працювати в звичних замовленнях, але кнопка “Створити ТТН” прибирає 5-7 хвилин ручної роботи на кожну посилку.

Що це дає в результаті

Через місяць роботи з інтеграцією Нової Пошти власник магазину отримує:

• ✅ Економія 2-3 годин роботи менеджера щодня (для магазину з 30 ТТН/день)
• ✅ Менше помилок в адресах і даних — все підтягується автоматично з картки клієнта
• ✅ Прив’язка кожної ТТН до конкретного замовлення — пошук статусу займає секунди
• ✅ Автоматичні статуси доставки в реальному часі — клієнти отримують відповідь швидко
• ✅ Друк маркувань пакетом за день — менеджер працює партіями, а не по одній посилці
• ✅ Підтримка кількох юросіб або магазинів в одній системі
• ✅ Звіти по доставкам для аналізу: середній час, кількість повернень, географія

Якщо у вас більше 10 посилок на день — ручне створення ТТН на сайті НП уже коштує дорожче, ніж інтегрована система. Для 30+ посилок інтеграція окуповується за перший же тиждень.

Якщо ви тільки запускаєте магазин або плануєте перехід — починайте з обліку товарів та базової програми обліку магазину, а інтеграцію з Новою Поштою додавайте, коли обсяг доставок стане критичним для часу команди. POS-каса з онлайн-фіскалізацією — окрема історія, її ми розбирали в пості про інтегровану POS-касу.

Часті запитання