Платіжний календар: прогноз грошей і касових розривів
Платіжний календар показує, чи вистачить грошей найближчими тижнями, а якщо ні — коли саме їх забракне. Він бере гроші, які є на рахунках і в касі сьогодні, додає оплати, яких чекаєте від клієнтів, віднімає рахунки постачальників, оренду, зарплату й податки — і рахує залишок на кожен день. День, коли залишок іде в мінус, — касовий розрив, і його видно за тижні до того, як він настане.
Касовий розрив рідко означає, що бізнес збитковий. Частіше гроші просто приходять пізніше, ніж треба платити: клієнт розрахується через місяць, а податок — двадцять п’ятого. Якщо бачити це заздалегідь, досить домовитися з постачальником про інший день оплати. Якщо дізнатися в день платежу — доводиться позичати або платити зі штрафом. В ERPJS платіжний календар будується з обліку: рахунки й оплати вже в системі, окрему таблицю вести не треба.
Що показує платіжний календар?
Зверху звіту — чотири числа, з яких видно головне:
Гроші зараз
Скільки грошей на рахунках і в касі сьогодні. Число збігається з плиткою «Гроші на рахунках» на головному екрані.
Найнижчий залишок і касовий розрив
Найменший залишок до кінця періоду з датою, а дні, коли він нижче нуля, — проміжками «з … до …».
На кінець періоду
Скільки лишиться в останній день. Нижче — розклад по днях: що прийде, що піде і скільки залишиться.
Під числами — рядок на кожен день, коли гроші приходять чи йдуть, а під ним — з чого цей день складається: номер рахунку чи назва планового платежу, контакт і строк. Клік по номеру відкриває документ. Найнижчий залишок і розрив рахуються по днях, навіть коли календар згрупований по тижнях чи місяцях: тиждень, що закінчився в плюсі, не сховає мінус у середу.
Де шукати: Модулі → Касова книга (або Фінанси) → Звіти → Платіжний календар. За замовчуванням календар показує чотири тижні від сьогодні. Якщо пункту в меню не видно, попросіть адміністратора вашої бази видати права на звіт.
Звідки беруться суми в календарі?
Платіжний календар ERPJS нічого не просить вносити вдруге — він бере дані з обліку:
- Гроші зараз — залишки рахунків і кас, указаних у способах оплати.
- Що прийде — несплачені рахунки клієнтам, кожен на свій строк оплати. Вони з’являються з продажів, як описано в обліку замовлень.
- Що піде — несплачені рахунки постачальників, теж за строком.
- Планові платежі — гроші без документа: оренда, зарплата, податки, кредит, абонплата клієнта. Це запис «що, скільки й коли» з повторенням щотижня, щомісяця, щокварталу чи щороку — заводиться один раз.
Виставили рахунок клієнту — календар його вже врахував. Оплата закрила рахунок — він зник із прогнозу. Як ведуться самі гроші й борги, описано на сторінці облік фінансів.
Як побачити касовий розрив заздалегідь?
Приклад із демонстраційної бази магазину інструменту. Сьогодні на рахунках 172 тисячі, розриву немає. Плануємо закупівлю партії товару на 80 тисяч 22 жовтня — і календар одразу перераховує прогноз. 25 жовтня єдиний податок 70 тисяч, а грошей уже бракує 13 тисяч: касовий розрив з 25 по 27 жовтня.
Що робити, видно з того самого екрана: 28 жовтня приходить оплата клієнта. Домовляємося з постачальником заплатити 29-го — і розриву немає, а найнижчий залишок тепер 12 тисяч, 4 листопада. Рішення ухвалене за тиждень до проблеми, а не в день податку.
Що робити, якщо клієнт заплатить пізніше?
Рахунок міняти не треба. Значок календаря в рядку рахунку відкриває вікно «Очікувана дата оплати»: вказуєте, коли реально чекаєте гроші, — і календар ставить рахунок на цей день. Строк оплати в самому рахунку лишається договірним, тож звіти про прострочку показують його чесно. У рахунку постачальника те саме вікно називається «Плануємо оплатити» — так переносять власну оплату, щоб закрити розрив.
Спірний рахунок, грошей за яким не чекаєте, позначають «Не враховувати в платіжному календарі». Він зникне з прогнозу, але лишиться відкритим у взаєморозрахунках, а календар окремим рядком нагадає, скільки таких рахунків і на яку суму.
Чому прострочені рахунки не входять у прогноз?
Коли заплатить клієнт, який уже прострочив, невідомо. Якби календар поставив такий борг «на сьогодні», він намалював би гроші, яких немає. Тому прострочене показане окремим блоком — «Нам винні» і «Ми винні», з підсумком. Знаєте, коли чекати оплату, — вкажіть очікувану дату, і рахунок повернеться в прогноз на цей день.
Як не порахувати оплачену оренду двічі?
Плановий платіж не пов’язаний з документом оплати: коли оренду сплатили, запис про це не знає. Тому сплачене повторення позначають значком ✓ «Виконано: оплачено» просто в рядку календаря — і календар його більше не рахує. Наступні повторення лишаються. Забули позначити — повторення з минулою датою переїде в блок прострочених як нагадування, що гроші, можливо, ще не сплачені.
З того самого рядка можна створити витрату з каси чи надходження в касу: документ відкриється вже заповнений із планового платежу — лишається перевірити й зберегти.
Платіжний календар не замінює облік — він на ньому стоїть. Рахунки клієнтам і постачальникам уже в системі, тож прогноз грошей з’являється без окремої таблиці, а касовий розрив видно тоді, коли його ще можна закрити перенесенням оплати.
Чим це краще за платіжний календар в Excel?
У таблиці кожну оплату вносять двічі: раз в облік, раз у календар. Клієнт заплатив — а в календарі рахунок ще висить. За тиждень таблиця розходиться з банком, і їй перестають вірити. В ERPJS календар перебудовується з обліку: оплата закрила рахунок — рахунок зник із прогнозу. Групування по днях, тижнях чи місяцях і вивантаження в Excel — у самому звіті.
Платіжний календар відповідає на питання «чи вистачить грошей». На питання «чи заробляємо» відповідає управлінський облік із прибутком і рентабельністю. Чому прибуток і гроші на рахунку — різні речі, розібрано в статті «Прибуток чи ілюзія?».
Кому потрібен платіжний календар?
- Оптовій торгівлі й дистрибуції з відстрочками клієнтам і постачальникам
- Послугам з абонплатою чи регулярними оплатами клієнтів
- Виробництву, де сировину купують раніше, ніж клієнт платить за готову продукцію
- Будь-якому малому бізнесу, де оренда, зарплата й податки йдуть за графіком
Звідки в календарі рахунки: продаж і закупівля
Часті запитання
Що таке платіжний календар простими словами?
Це план надходжень і виплат по днях із залишком грошей на кінець кожного дня. Він показує, чи вистачить грошей на всі платежі і коли може виникнути касовий розрив.
Що таке касовий розрив?
Дні, коли за прогнозом платежів більше, ніж грошей на рахунках. Платіжний календар ERPJS показує розриви проміжками «з … до …», щоб їх можна було закрити заздалегідь: перенести оплату постачальнику, домовитися з клієнтом про передоплату чи відкласти закупівлю.
Як скласти платіжний календар підприємства?
Взяти гроші на рахунках сьогодні, додати очікувані оплати клієнтів, відняти рахунки постачальників і регулярні платежі — оренду, зарплату, податки — і розписати по днях. В ERPJS гроші й рахунки календар бере з обліку сам, вручну заводяться лише планові платежі, один раз із повторенням.
Чим платіжний календар відрізняється від звіту про рух грошей?
Рух грошей показує, що вже відбулося. Платіжний календар — що буде: прогноз від сьогодні вперед. Прострочені рахунки в прогноз не входять, бо коли їх заплатять, невідомо, — вони показані окремо.
Чи можна дивитися прогноз по тижнях або місяцях?
Так: календар групується по днях, тижнях чи місяцях, для тижнів і місяців з’являється колонка «Найнижчий за крок». Розрив усе одно рахується по днях. Звіт вивантажується в Excel, суми — числами.
Чи враховує календар рахунки у валюті?
Так. Рахунки у валюті показані в базовій валюті компанії — так само, як у взаєморозрахунках. Суму планового платежу вводять у базовій валюті.