Платёжный календарь: прогноз денег и кассовых разрывов
Платёжный календарь показывает, хватит ли денег в ближайшие недели, а если нет — когда именно их не хватит. Он берёт деньги, которые есть на счетах и в кассе сегодня, прибавляет оплаты, которых вы ждёте от клиентов, вычитает счета поставщиков, аренду, зарплату и налоги — и считает остаток на каждый день. День, когда остаток уходит в минус, — кассовый разрыв, и его видно за недели до того, как он наступит.
Кассовый разрыв редко значит, что бизнес убыточный. Чаще деньги просто приходят позже, чем нужно платить: клиент рассчитается через месяц, а налог — двадцать пятого. Если видеть это заранее, достаточно договориться с поставщиком о другом дне оплаты. Если узнать в день платежа — приходится занимать или платить со штрафом. В ERPJS платёжный календарь строится из учёта: счета и оплаты уже в системе, отдельную таблицу вести не нужно.
Что показывает платёжный календарь?
Вверху отчёта — четыре числа, по которым видно главное:
Деньги сейчас
Сколько денег на счетах и в кассе сегодня. Число совпадает с плиткой «Деньги на счетах» на главном экране.
Самый низкий остаток и кассовый разрыв
Наименьший остаток до конца периода с датой, а дни, когда он ниже нуля, — промежутками «с … по …».
На конец периода
Сколько останется в последний день. Ниже — расписание по дням: что придёт, что уйдёт и сколько останется.
Под числами — строка на каждый день, когда деньги приходят или уходят, а под ней — из чего этот день складывается: номер счёта или название планового платежа, контакт и срок. Клик по номеру открывает документ. Самый низкий остаток и разрыв считаются по дням, даже когда календарь сгруппирован по неделям или месяцам: неделя, которая закончилась в плюсе, не спрячет минус в среду.
Где искать: Модули → Кассовая книга (или Финансы) → Отчеты → Платёжный календарь. По умолчанию календарь показывает четыре недели от сегодня. Если пункта в меню не видно, попросите администратора вашей базы выдать права на отчёт.
Откуда берутся суммы в календаре?
Платёжный календарь ERPJS ничего не просит вносить повторно — он берёт данные из учёта:
- Деньги сейчас — остатки счетов и касс, указанных в способах оплаты.
- Что придёт — неоплаченные счета клиентам, каждый на свой срок оплаты. Они появляются из продаж, как описано в учёте заказов.
- Что уйдёт — неоплаченные счета поставщиков, тоже по сроку.
- Плановые платежи — деньги без документа: аренда, зарплата, налоги, кредит, абонплата клиента. Это запись «что, сколько и когда» с повтором каждую неделю, месяц, квартал или год — заводится один раз.
Выставили счёт клиенту — календарь его уже учёл. Оплата закрыла счёт — он пропал из прогноза. Как ведутся сами деньги и долги, описано на странице учёт финансов.
Как увидеть кассовый разрыв заранее?
Пример из демонстрационной базы магазина инструмента. Сегодня на счетах 172 тысячи, разрыва нет. Планируем закупку партии товара на 80 тысяч 22 октября — и календарь сразу пересчитывает прогноз. 25 октября единый налог 70 тысяч, а денег уже не хватает 13 тысяч: кассовый разрыв с 25 по 27 октября.
Что делать, видно на том же экране: 28 октября приходит оплата клиента. Договариваемся с поставщиком заплатить 29-го — и разрыва нет, а самый низкий остаток теперь 12 тысяч, 4 ноября. Решение принято за неделю до проблемы, а не в день налога.
Что делать, если клиент заплатит позже?
Счёт менять не нужно. Значок календаря в строке счёта открывает окно «Ожидаемая дата оплаты»: указываете, когда реально ждёте деньги, — и календарь ставит счёт на этот день. Срок оплаты в самом счёте остаётся договорным, поэтому отчёты о просрочке показывают его честно. В счёте поставщика то же окно называется «Планируем оплатить» — так переносят собственную оплату, чтобы закрыть разрыв.
Спорный счёт, денег по которому не ждёте, отмечают «Не учитывать в платёжном календаре». Он исчезнет из прогноза, но останется открытым во взаиморасчётах, а календарь отдельной строкой напомнит, сколько таких счетов и на какую сумму.
Почему просроченные счета не входят в прогноз?
Когда заплатит клиент, который уже просрочил, неизвестно. Если бы календарь поставил такой долг «на сегодня», он нарисовал бы деньги, которых нет. Поэтому просроченное показано отдельным блоком «Просрочено — не входит в прогноз»: «Нам должны» и «Мы должны», с итогом. Знаете, когда ждать оплату, — укажите ожидаемую дату, и счёт вернётся в прогноз на этот день.
Как не посчитать оплаченную аренду дважды?
Плановый платёж не связан с документом оплаты: когда аренду оплатили, запись об этом не знает. Поэтому оплаченный повтор отмечают значком ✓ «Выполнено: оплачено» прямо в строке календаря — и календарь его больше не считает. Следующие повторы остаются. Забыли отметить — повтор с прошедшей датой переедет в блок просроченного как напоминание, что деньги, возможно, ещё не уплачены.
Из той же строки можно создать расход из кассы или приход в кассу: документ откроется уже заполненным из планового платежа — останется проверить и сохранить.
Платёжный календарь не заменяет учёт — он на нём стоит. Счета клиентам и поставщикам уже в системе, поэтому прогноз денег появляется без отдельной таблицы, а кассовый разрыв виден тогда, когда его ещё можно закрыть переносом оплаты.
Чем это лучше платёжного календаря в Excel?
В таблице каждую оплату вносят дважды: раз в учёт, раз в календарь. Клиент заплатил — а в календаре счёт ещё висит. Через неделю таблица расходится с банком, и ей перестают верить. В ERPJS календарь перестраивается из учёта: оплата закрыла счёт — счёт пропал из прогноза. Группировка по дням, неделям или месяцам и выгрузка в Excel — в самом отчёте.
Платёжный календарь отвечает на вопрос «хватит ли денег». На вопрос «зарабатываем ли мы» отвечает управленческий учёт с прибылью и рентабельностью. Почему прибыль и деньги на счёте — разные вещи, разобрано в статье «Прибыль или иллюзия?».
Кому нужен платёжный календарь?
- Оптовой торговле и дистрибуции с отсрочками клиентам и поставщикам
- Услугам с абонплатой или регулярными оплатами клиентов
- Производству, где сырьё покупают раньше, чем клиент платит за готовую продукцию
- Любому малому бизнесу, где аренда, зарплата и налоги идут по графику
Частые вопросы
Что такое платёжный календарь простыми словами?
Это план поступлений и выплат по дням с остатком денег на конец каждого дня. Он показывает, хватит ли денег на все платежи и когда может возникнуть кассовый разрыв.
Что такое кассовый разрыв?
Дни, когда по прогнозу платежей больше, чем денег на счетах. Платёжный календарь ERPJS показывает разрывы промежутками «с … по …», чтобы их можно было закрыть заранее: перенести оплату поставщику, договориться с клиентом о предоплате или отложить закупку.
Как составить платёжный календарь предприятия?
Взять деньги на счетах сегодня, прибавить ожидаемые оплаты клиентов, вычесть счета поставщиков и регулярные платежи — аренду, зарплату, налоги — и расписать по дням. В ERPJS деньги и счета календарь берёт из учёта сам, вручную заводятся только плановые платежи, один раз с повтором.
Чем платёжный календарь отличается от отчёта о движении денег?
Движение денег показывает, что уже произошло. Платёжный календарь — что будет: прогноз от сегодня вперёд. Просроченные счета в прогноз не входят, потому что неизвестно, когда их оплатят, — они показаны отдельно.
Можно ли смотреть прогноз по неделям или месяцам?
Да: календарь группируется по дням, неделям или месяцам, для недель и месяцев появляется колонка «Самый низкий за шаг». Разрыв всё равно считается по дням. Отчёт выгружается в Excel, суммы — числами.
Учитывает ли календарь счета в валюте?
Да. Счета в валюте показаны в базовой валюте компании — так же, как во взаиморасчётах. Сумму планового платежа вводят в базовой валюте.
