CRM для управління проєктами
Проєкт «йшов нормально», а наприкінці кварталу виявилося: маржа 3,7% замість запланованих 30%? Години команди — в одному тайм-трекері, бюджет — в Excel, рахунки клієнту — в бухгалтерії. Поки ви зведете все докупи, проєкт давно закрито, і виправити вже нічого не можна.
CRM для управління проєктами вирішує це інакше: бюджет, витрати, час команди й виставлення рахунків — в одній системі, де рентабельність кожного проєкту видно в реальному часі. Нижче — як це працює і кому потрібно.
Чому про збиток ви дізнаєтесь лише наприкінці?
У студій, агенцій, консалтингу та інженерних бюро типова картина: час команди — у Toggl чи Clockify, кошторис — в Excel, рахунки й зарплати — у бухгалтерії, задачі — у Jira чи Trello. У кожній системі свої дані, і раз на місяць хтось зводить їх у таблицю вручну.
Результат — запізніла діагностика: маржу порахували через місяць після витрат, коли вже нічого не виправити. Плюс «невидимі» витрати (субпідряд пройшов через бухгалтерію, але не потрапив у кошторис проєкту) і час, який непомітно тече в неоплачуване.
Що дає облік проєктів у CRM ERPJS?
Проєкт у системі — це окрема картка з живим зв’язком з усім обліком компанії:
Проєкт як єдина картка
Клієнт, тип проєкту, фази й команда в одному місці. Типи проєктів (розробка, підтримка, маркетинг) налаштовуєте під себе.
Бюджет проти факту
План і реальні витрати поруч. Відхилення від бюджету видно одразу, а не наприкінці кварталу.
Усі витрати по проєкту
Зарплата, субпідряд, закупівлі — все прив'язується до проєкту. Жодних «невидимих» витрат повз кошторис.
Час команди
Табелі годин по проєкту, з розподілом на оплачуваний і неоплачуваний час — видно, куди реально йде ресурс.
Рентабельність у реальному часі
Маржа проєкту рахується зараз, а не через місяць. Видно проблему, поки її ще можна виправити.
Рахунки клієнту з проєкту
Виставлення рахунків (зокрема погодинних T&M) — з тих самих даних про час і витрати, без подвійного вводу й експорту.
Це замінює таск-трекер?
Ні — це про інше. Jira, Asana чи Trello відповідають на питання «хто що робить і коли». Облік проєктів у ERPJS відповідає на питання «скільки проєкт коштує і скільки приносить». Це дві різні задачі: задачами зручно керувати в трекері, а грошима проєкту — у системі обліку, де вони зв’язані з клієнтами, рахунками й зарплатами.
Детально, з прикладами й цифрами, ми розібрали це в статті Облік проектів: бюджет, табелі часу і маржа в одній системі. А CRM-система для малого бізнесу — це загальна система, частиною якої є проєкти.
Облік проєктів у ERPJS — це бюджет, витрати, час і рахунки в одній системі з рентабельністю в реальному часі. Ви бачите маржу проєкту, поки він ще йде, а не через місяць після закриття.
Кому підходить?
Облік проєктів корисний бізнесу, де гроші рахуються за проєктами, а не за місяцем:
- IT-студії та digital-агенції
- Консалтинг і професійні послуги
- Інженерні та проєктні бюро
- Будь-який бізнес із роботою «під замовлення»
Часті запитання
Що таке облік проєктів простими словами?
Це коли всі гроші проєкту — бюджет, витрати, час команди й рахунки клієнту — зведені в одну картку, і ви в будь-який момент бачите рентабельність проєкту. На відміну від таблиць, не треба зводити дані з різних систем вручну.
Чим це відрізняється від таск-трекера на кшталт Jira?
Таск-трекер показує задачі й хто над ними працює. Облік проєктів у ERPJS показує гроші: скільки витрачено, скільки виставлено клієнту, яка маржа. Це доповнює таск-трекер, а не замінює його — різні задачі.
Чи видно рентабельність проєкту в реальному часі?
Так. Оскільки витрати, час і рахунки зв’язані з проєктом в одній системі, маржа рахується одразу, а не через місяць після зведення таблиць. Це дозволяє виправити проблему, поки проєкт ще йде.
Як рахується маржа проєкту?
Як різниця між тим, що виставлено клієнту, і всіма витратами на проєкт — зарплатою команди за відпрацьований час, субпідрядом, закупівлями. Усе це прив’язується до проєкту, тому в розрахунок потрапляють і «невидимі» раніше витрати.
Чи треба вести облік часу команди?
Для проєктів із погодинною оплатою (T&M) — так, табелі часу потрібні, щоб бачити оплачуваний і неоплачуваний час. Для проєктів із фіксованою ціною облік часу не обов’язковий, але корисний, щоб розуміти реальну собівартість.
Для якого бізнесу це підходить?
Для будь-якого, де робота йде проєктами: IT-студії, агенції, консалтинг, інженерні бюро, послуги «під замовлення». Якщо ви рахуєте прибуток по проєктах, а не лише по місяцях, — облік проєктів для вас.