Прокат техники без системы живёт в Excel-таблице и блокноте: непонятно, у кого конкретная единица, забыто когда проводить регламентное ТО, а спорные случаи о повреждениях остаются «ваше слово против моего». В ERPJS есть отдельный модуль «Аренда», который закрывает весь цикл — от заявки клиента до плана обслуживания — и связывает все документы между собой.

Почему Excel и блокнот не справляются с прокатом оборудования?

Excel не отличает «10 перфораторов» от «перфоратор Bosch SN-001, SN-002, SN-003». Невозможно вести историю конкретной единицы — кто, когда, с какой наработкой. Блокнот фиксирует бронирования, но не показывает конфликты и не напоминает о ТО.

5 типичных проблем прокатчика с парком в 50 единиц:

• Двойные бронирования — заявка принята на уже забронированную дату
• Спор с клиентом о повреждениях — не задокументировано состояние при выдаче
• Пропущенное регламентное ТО — перфоратор отработал 150 часов без обслуживания, ломается у следующего арендатора
• Ошибки в счетах — аренду на 18 дней выставили как 17, или забыли
• Решение «ремонтировать или списать» вслепую — нет истории единицы и дохода за год

Что должна закрывать система учёта аренды оборудования?

6 функций в одном цикле: каталог единиц, бронирование с валидацией, договор аренды с периодом и ценами, акты выдачи/возврата с фиксацией состояния, план регламентного ТО, автоматические счета по периодам. ERPJS закрывает это в модуле «Аренда».

Как выглядит каталог единиц в ERPJS?

Каждая единица аренды (Rental Object) — отдельная карточка: код + серийный номер, производитель, модель, год, локация, тип счётчика (HOURS / KM / CYCLES / NONE) и стартовое значение. Статусы: AVAILABLE / RESERVED / RENTED / MAINTENANCE / DECOMMISSIONED. Опционально — привязка к Основному средству.

Модуль универсален — используется не только для оборудования. Квартиры, авто, выставочное оборудование, контейнеры, залы — любая долгосрочная аренда. Базовая логика одна. Для почасовой записи (на услуги) — есть отдельный модуль бронирования.

Как увидеть загрузку парка — Менеджер ресурсов

ERPJS не позволяет создать бронирование на период, когда объект уже зарезервирован — это валидация на уровне кода. Поэтому в системе нет «конфликтов бронирования» — их невозможно создать.

Чтобы менеджер быстро находил свободные слоты, есть Менеджер ресурсов — визуальный календарь с режимами месяц / неделя / день. Каждый ресурс — отдельная строка, цветные блоки — забронированные периоды. Менеджер открывает календарь, видит свободные слоты и резервирует там.

Как устроены заявки и договор аренды?

Цикл начинается с Заказа на аренду (статусы DRAFT → CONFIRMED → CONVERTED → CANCELLED) — мягкий документ, фиксирует запрос клиента без резервирования. При подтверждении конвертируется в Договор аренды — основной документ модуля.

Тип договора: OUTGOING (даём клиенту) или INCOMING (берём в аренду от поставщика — модуль двухсторонний). Договор имеет 3 вкладки: Объекты аренды (с ценами и периодом), Обслуживание (план ТО), План оплаты (график счетов).

Статусы: DRAFT → ACTIVE → SUSPENDED / CLOSED / CANCELLED. При подтверждении (OK) система резервирует объекты на даты, договор переходит в ACTIVE. Можно приостанавливать (SUSPENDED — на время внепланового ремонта) и возобновлять. Договор автоматически закрывается (CLOSED) когда все объекты возвращены.

Из меню документа доступны действия: Создать счёт, Рассчитать план оплаты, Создать Акт выдачи/возврата, Приостановить, Отменить.

Как работает регламентное обслуживание — вкладка «Обслуживание»?

Регламентное ТО — критическая фича для прокатчика. Без него техника ломается у клиента в середине аренды.

В Договоре аренды есть отдельная вкладка «Обслуживание» со списком регламентных работ. Для каждой заполняются:

• Тип сервиса — например, «замена щёток», «чистка воздухозаборника»
• Описание работ — детали
• Интервал — в календарных днях ИЛИ по показанию счётчика (например, «каждые 100 мото-часов»)
• Плановая и последняя дата
• Статус: PLANNED → IN_PROGRESS → DONE
• Кто платит: CLIENT (клиент отдельно) или INCLUDED (входит в стоимость аренды)

Интервал по счётчику работает на реальной наработке: при возврате техники новое показание сравнивается со стартом — и когда разница превышает интервал, система сигнализирует «пора ТО».

Выполнение сервисных работ — через отдельный модуль «Сервисное обслуживание».

Как настраивается стоимость и выставляются счета?

Цена задаётся всегда за день — из прейскуранта. Период аренды (день/неделя/месяц + количество) — это не тариф, а частота биллинга: определяет как часто выставлять счёт.

Пример: цена 500 грн/день, период «месяц», аренда на 90 дней → 3 счёта по месяцу. Или: цена 200 грн/день, период «неделя», аренда на 21 день → 3 еженедельных счёта.

Настраивается также момент выставления: в начале периода (предоплата) или в конце (постоплата). Во вкладке «План оплаты» виден график счетов со статусами PLANNED → ISSUED → PAID. Команда «Создать счёт» формирует инвойс из стандартного модуля Sales.

Оплата — через счёт-фактуры и предоплаты. POS и фискальные чеки для аренды не используются — аренда не розничная продажа. Контроль финансов — через управленческий учёт (план/факт поступлений, задолженность клиентов).

Как фиксируется состояние техники при выдаче и возврате?

Акт выдачи (Rental Issue Act): кондиция при выдаче, аксессуары и комплектация, показание счётчика, фото (как attachments документа). Клиент подписывает — юридический документ.

Акт возврата (Rental Return Act): новое показание счётчика (разница = наработка), кондиция при возврате, описание повреждений, отсутствующие части, целевой статус — AVAILABLE (в пул для следующих аренд) или MAINTENANCE (сразу в ремонт без промежуточных операций).

Если менеджер указал повреждения или отсутствующие части, или целевой статус MAINTENANCE — автоматически активируется флаг «Есть замечания». В перечне возвратов сразу видны проблемные позиции.

При любом споре с клиентом — подписанный акт с зафиксированным состоянием. Не «ваше слово против моего».

AI-агент и MCP для прокатчика

ERPJS поддерживает MCP-протокол — AI-агент имеет прямой доступ к системе на чтение и запись. Менеджер проката спрашивает агента в Telegram без перехода в интерфейс:

• «Какие единицы свободны с 15 мая?»
• «Когда ТО для SN-001?»
• «Создай Заказ на аренду перфоратора SN-001 с 15 по 17 мая»

Документы создаются как черновики с подтверждением от пользователя. Реальный кейс — AI-агент создал 3 документа из одного сообщения в Telegram.

Часто задаваемые вопросы