«А где сейчас мой заказ?» — вопрос простой, а ответ почему-то занимает пять минут. Информация не пропала, она просто разложена по разным местам: дата в одном, наличие на складе в другом, оплата в третьем. В системе учёта заказ клиента — отдельный документ, и весь его путь от звонка до отгрузки виден на одном экране.

Почему менеджер не может сразу ответить, где заказ?

Потому что ответ собирается из трёх разных мест. Менеджер вспоминает: заказывали вроде в понедельник, часть отгрузили, что-то ещё должны были привезти. Надо глянуть в тетрадь, потом в таблицу, потом поднять переписку. Пока всё соберёшь, клиент уже ждёт на линии.

Хуже другое. Хуже — заказ, о котором никто не вспомнил. Он не «потерялся», просто в него три недели никто не заглядывал.

Что такое заказ клиента в системе учёта?

Это отдельный документ, а не строчка в тетради. В нём клиент, дата, что именно берут, сколько, по какой цене, когда планировали отгрузить.

Дальше на его основе делают отгрузку, счёт, платёж. Не «переписывают» — именно на основе: система помнит, что из чего выросло. Это пригодится в конце.

Как увидеть, какие заказы зависли?

Самый полезный экран — не карточка, а список. Слева в каждой строке несколько значков: тележка — отгрузка, документ — счета, грузовик — накладная перевозчика, знак гривны — оплата.

Цвет читается без инструкции: серое — ничего не делали, оранжевое — сделали часть, зелёное — закрыто полностью.

В соседних строках зелёное, а вот здесь всё серое: заказ на 6 981 грн, отгрузить планировали 8 июля, и с тех пор по нему не двигалось ничего. Не «где-то потерялся» — просто никто не открывал.

Колонки в этом списке вы ставите сами: что вывести, в каком порядке, какой ширины. Кому-то важна плановая дата отгрузки, кому-то — менеджер или склад. Это настройка конкретного пользователя, а не общий вид для всех.

Как посмотреть, что именно не отгрузили?

Для деталей есть отдельный отчёт по заказам. Он показывает каждую позицию: сколько заказали, сколько отгрузили, на сколько выставили счёт.

В том же заказе: шуруповёрт — 2 шт., очки — 10, уровень — 3. Отгружено ноль. Выставлено ноль.

А перед запуском отчёта вы ставите галочки: показать долги, показать неотгруженное, показать то, на что нет счёта. То есть выборку «покажи, что зависло» собираете вы, а не ищете глазами по всему списку. Тот же принцип работает и для учёта товаров на складе.

Как посмотреть всю историю заказа?

У каждого документа есть кнопка, которая показывает его связи — дерево документов.

Заказ на 7 710 грн, а под ним — всё, что из него выросло: отгрузка, под отгрузкой накладная перевозчика, рядом счёт-фактура, а под счётом платёж на ту же сумму. Даты идут последовательно: заказали 29 июля, отгрузили 31-го, деньги пришли 3 августа. Цикл закрыт, и это видно без всяких отчётов. Из этого же дерева можно перейти в любой документ.

Когда клиент звонит с вопросом «а вы выставили счёт?», ответ занимает секунды, а не «сейчас перезвоню».

Что это даёт на самом деле?

Три вещи, и ни одна из них не про «современные технологии».

Заказы перестают теряться. Не потому, что система напоминает, а потому, что на них можно посмотреть все разом и увидеть, где нет движения.

Менеджер отвечает клиенту сразу. Не «уточню и перезвоню», а по факту: отгрузили часть, остаток такого-то числа.

Видно, где застряли деньги. Отгрузили и забыли выставить счёт — это видно. Выставили и не получили оплату — тоже видно.

Частые вопросы