Необходимо знать
Какой предмет учёта?
Уникальность
Все компании в чём-то уникальны, но они так или иначе имеют одинаковый предмет учёта.
Первое — это то, чем они владеют и за счёт кого/чего это происходит (долги и собственный капитал), то есть то, что называют Балансом.
Второе — это какие у них доходы, какие расходы и соответственно разницу между ними, чтобы понять финансовый результат своей деятельности.
Кажется очевидной необходимость контроля над этими параметрами, но в реальной жизни большинство малых компаний их не имеют, а многие более крупные имеют что-то похожее на второе, то есть на отчёт о финансовых результатах, но не раскрывая в нём значительную часть важной информации.
Основные отчёты
Эти два отчёта лишь часть большого количества универсальной аналитики, но на них держится слишком многое, чтобы ими пренебрегать. Кроме того, эти два отчёта позволяют контролировать, по крайней мере с технической точки зрения, корректность ведения учёта, ведь по своим законам движение средств внутри компании и при их обмене с внешним миром похоже на обмен энергии замкнутой системы с внешним миром и описывается вторым законом термодинамики, что можно упростить до выражения: «энергия (в нашем случае деньги) никуда не исчезает и ниоткуда не берётся». Происходит лишь перераспределение капитала через изменение формы и состояния, а также через обмен им с внешним миром. Поэтому изменение в вашем капитале/Балансе равно вашим финансовым результатам через вашу деятельность.
Почему так важно, чтобы цифры сходились?
Потому что если это не так, значит какая-то часть ваших процессов, которые вы учитываете и которые двигают или трансформируют ваши деньги, не отражается в учёте или отражается неверно. Это может вызываться техническими ошибками учёта, или за этими словами может быть процесс отчуждения вашей собственности в пользу чужеродной системы.
Соответственно, чем шире учёт, чем больше точек технического контроля в таком учёте, тем труднее скрыть случайные или намеренные ошибки.
Это, в первую очередь, инструмент контроля, а уже потом анализа.
То же самое касается и возможности быстро подтвердить любое значение, раскрыв весь необходимый пласт операций и главное их суть. А учитывая большой объём различных процессов в любой компании, свести все их в два отчёта, да ещё и иметь возможность потом быстро расшифровать конкретную цифру — крайне нетривиальная задача, если вести учёт с помощью сбора всех документов, таких как счета, отгрузки, платежи и т.д.
План счетов
Поэтому обычно глобальный учёт сводят к учёту в форме бухгалтерских проводок, которые формируются на основе первичных документов и отражаются через перетекание денег с одного учётного счёта на другие.
Каждый из этих счетов отражает форму, состояние или движение денег и содержится в перечне или плане счетов, который использует компания (обычно он регламентирован соответствующими государственными органами, что позволяет всем пользователям таких отчётов одинаково понимать приведённые значения).
Вывод
Опираясь на опыт — если ваш учёт не сводится к учёту в разрезе плана счетов — вы не сможете построить целостную систему учёта и отчётности, в которой можно проверить получаемые цифры.
А если нет доверия к получаемым цифрам, то смысл такого учёта если не исчезает полностью, то его полезность очень ограничивается.
