Программа учета заказов
Заказы клиентов теряются между мессенджерами, звонками и блокнотом? Непонятно, что уже отгружено, что оплачено, а что забыли выполнить. Иногда продают товар, которого нет на складе, потому что никто не видел, что его уже зарезервировали под другой заказ. Каждый потерянный заказ — это потерянные деньги и репутация.
Учёт заказов — это контроль продаж от заявки клиента до отгрузки и оплаты. Программа учёта заказов ERPJS ведёт каждый заказ со статусом, резервирует товар и показывает, что выполнено, а что ждёт. Ниже — как это работает.
Что такое учёт заказов и зачем он нужен?
Учёт заказов — это фиксация и сопровождение заказов покупателей от момента заявки до полного выполнения. Он отвечает на вопросы: какие заказы в работе, что отгружено, что оплачено и что просрочено.
Без учёта заказы живут в переписке и памяти менеджеров — отсюда забытые заявки, двойные продажи одного товара и конфликты с клиентами. Системный учёт заказов делает каждую сделку управляемой от начала до конца.
Как работает учёт заказов: от заказа до отгрузки?
В ERPJS заказ проходит логическую цепочку, и каждый шаг зафиксирован:
- Заказ. Создаётся заявка клиента со списком товаров, ценами и адресом доставки. Товар можно сразу зарезервировать под заказ.
- Отгрузка. Когда товар отгружается, оформляется документ отгрузки — склад уменьшается, заказ движется дальше.
- Счёт и оплата. Выставляется счёт, фиксируется оплата. Видно, что заказ оплачен, а долг клиента считается автоматически.
Каждый заказ имеет статус, поэтому в любой момент видно, на каком этапе он находится — от новой заявки до закрытой сделки.
Как резервировать товар под заказ?
Резервирование — ключевая функция учёта заказов. Когда товар зарезервирован под заказ, система уменьшает доступное количество, поэтому тот же товар не продадут дважды. Менеджер видит не только сколько товара на складе, а сколько реально свободно для продажи.
Это снимает типичную проблему торговли: продали клиенту то, что уже обещали другому. Как наладить сам учёт товара, из которого формируются заказы, описано на странице программа для учёта товара.
Как контролировать выполнение заказов?
Учёт заказов даёт менеджеру и владельцу полную картину выполнения:
- Статус каждого заказа — новый, в работе, отгружен, оплачен, закрыт.
- Что отгружено, а что нет — видно заказы, которые ждут отгрузки.
- Оплаты и долги — какие заказы оплачены, а по каким есть задолженность клиента.
На каждый заказ можно распечатать товарный чек или счёт. Так заказы, склад и деньги остаются одной системой, а не отдельными таблицами.
Учёт заказов в ERPJS ведёт каждую сделку от заявки до оплаты: статус, резервирование товара, отгрузка, долг клиента. Ни один заказ не теряется, и тот же товар не продаётся дважды.
Чем это лучше учёта заказов в мессенджерах и Excel?
Когда заказы живут в переписке и таблицах, легко что-то забыть, перепутать количество или продать зарезервированный товар. Нет связи со складом и оплатами, поэтому реальное состояние дел приходится собирать вручную.
В программе каждый заказ связан с товаром, складом и деньгами. Резерв, отгрузка и оплата фиксируются автоматически, а статус показывает реальную картину в любой момент.
Для кого подходит?
Учёт заказов в ERPJS полезен для бизнеса, работающего с заказами клиентов:
- Оптовая торговля и дистрибуция
- Интернет-магазины
- Производство на заказ
- B2B-продажи с отсрочками и предоплатами
Заказы на услуги и работы
Заказ — это не всегда товар со склада. В сервисе, монтаже или ремонтных работах он устроен так же: есть клиент, есть что нужно сделать, есть срок и есть ответственный.
Такой заказ проходит свои этапы — приняли в работу, назначили исполнителя, зафиксировали срок, отметили выполнение, выставили счёт. Для сервиса есть отдельный вид заказа: с приёмкой изделия, описанием неисправности и статусами ремонта, чтобы клиенту было что ответить, когда он спрашивает, на каком этапе его вещь.
Запчасти и материалы, израсходованные в работе, учитываются в том же заказе — рядом видно и саму работу, и затраты на неё.
Срок в заказе нужен не для отчёта: по нему сразу видно заказы, где дата прошла, а движения нет. Именно такие и теряются чаще всего.
Клиент и его заказы — в одном месте
Заказы не живут отдельным списком, они привязаны к клиенту. В карточке клиента видна вся история: что заказывал раньше, что в работе сейчас, что оплачено и сколько он должен.
Это выручает в двух привычных ситуациях. Клиент звонит с вопросом «что там с моим заказом» — ответ на экране, не нужно поднимать переписку. И наоборот: перед новой отгрузкой видно, что за клиентом уже висит неоплаченный счёт, — решение принимается осознанно, а не наугад.
Как устроена сама база клиентов, описано на странице программа для ведения базы клиентов.
Частые вопросы
Что такое учёт заказов простыми словами?
Это сопровождение заказов клиентов от заявки до отгрузки и оплаты. Учёт заказов показывает, что в работе, что отгружено, что оплачено, и не даёт заказам теряться.
Как работает резервирование товара под заказ?
Когда товар резервируется под заказ, система уменьшает доступное для продажи количество. Менеджер видит, сколько товара реально свободно, поэтому тот же товар не продадут дважды.
Как видеть статус каждого заказа?
Каждый заказ имеет статус — новый, в работе, отгружен, оплачен, закрыт. В любой момент видно, на каком этапе заказ и что по нему осталось сделать.
Связаны ли заказы со складом и оплатами?
Да. Заказ связан с товаром на складе (через резерв и отгрузку) и с оплатами (через счёт). Это единая система, а не отдельные таблицы заказов, склада и денег.
Можно ли распечатать документы по заказу?
Да. По заказу можно сформировать счёт или товарный чек с готовым списком позиций, ценами и суммой. Документы печатаются или сохраняются в файл.
Подходит ли учёт заказов для сферы услуг?
Да. Заказ на работы ведётся так же, как на товар: клиент, перечень работ, срок, исполнитель и статус выполнения. Для сервиса есть отдельный вид заказа — с приёмкой изделия, описанием неисправности и этапами ремонта.
Как увидеть, что клиент заказывал раньше?
История заказов хранится в карточке клиента: прошлые заказы, текущие, оплаты и сумма долга. Не нужно поднимать переписку или искать по таблицам.
