«А де зараз моє замовлення?» — питання просте, а відповідь чомусь займає п’ять хвилин. Інформація не зникла, вона просто розкидана: дата в одному місці, наявність товару в другому, оплата в третьому. У системі обліку замовлення клієнта — окремий документ, і весь його шлях від дзвінка до відвантаження видно на одному екрані.

Чому менеджер не може одразу відповісти, де замовлення?

Бо відповідь збирається з трьох різних місць. Менеджер згадує: замовляли наче в понеділок, частину відвантажили, ще щось мали привезти. Треба глянути в зошит, потім у таблицю, потім підняти листування. Поки все складеш докупи, клієнт уже чекає на лінії.

Найгірше не це. Гірше — замовлення, про яке ніхто не згадав. Воно не «загубилось», просто ніхто не подивився на нього три тижні.

Що таке замовлення клієнта в системі обліку?

Це окремий документ, а не рядок у зошиті. У ньому клієнт, дата, що саме беруть, скільки, за якою ціною, коли планували відвантажити.

Далі на його основі роблять відвантаження, рахунок, платіж. Не «переписують» — саме на основі: система пам’ятає, що звідки виросло. Це важливо для наступного пункту.

Як побачити, які замовлення зависли?

Найкорисніший екран — не картка, а список. Ліворуч у кожному рядку кілька значків: візок — відвантаження, документ — рахунки, вантажівка — накладна перевізника, знак гривні — оплата.

Колір читається без інструкції: сіре — нічого не робили, помаранчеве — зробили частину, зелене — закрито повністю.

У сусідніх рядках зелене, а ось тут усе сіре: замовлення на 6 981 грн, відвантажити планували 8 липня, і відтоді по ньому не рухалось нічого. Не «десь загубилось» — просто ніхто не відкривав.

Колонки в цьому списку ви ставите самі: що вивести, у якому порядку, якої ширини. Комусь важлива планова дата відвантаження, комусь — менеджер або склад. Це налаштування конкретного користувача, а не спільний вигляд для всіх.

Як подивитись, що саме не відвантажили?

Для деталей є окремий звіт по замовленнях. Він показує кожну позицію: скільки замовили, скільки відвантажили, на скільки виставили рахунок.

У тому самому замовленні: шуруповерт — 2 шт., окуляри — 10, рівень — 3. Відвантажено нуль. Виставлено нуль.

А перед запуском звіту ви ставите галочки: показати борги, показати невідвантажене, показати те, на що немає рахунку. Тобто вибірку «покажи, що зависло» збираєте ви, а не шукаєте очима по всьому списку. Той самий принцип працює і для обліку товарів на складі.

Як подивитись усю історію замовлення?

У кожного документа є кнопка, яка показує його зв’язки — дерево документів.

Замовлення на 7 710 грн, а під ним — усе, що з нього виросло: відвантаження, під відвантаженням накладна перевізника, поряд рахунок-фактура, а під рахунком платіж на ту саму суму. Дати йдуть послідовно: замовили 29 липня, відвантажили 31-го, гроші прийшли 3 серпня. Цикл закрито, і це видно без жодного звіту. З цього ж дерева можна перейти в будь-який документ.

Коли клієнт телефонує з питанням «а ви виставили рахунок?», відповідь займає секунди, а не «зараз передзвоню».

Що це дає насправді?

Три речі, і жодна з них не про «сучасні технології».

Замовлення перестають губитись. Не тому, що система нагадує, а тому, що на них можна подивитись усі разом і побачити, де немає руху.

Менеджер відповідає клієнту одразу. Не «уточню і передзвоню», а по факту: відвантажили частину, залишок такого числа.

Видно, де застрягли гроші. Відвантажили і забули виставити рахунок — це видно. Виставили і не отримали оплату — теж видно.

Часті запитання