Инвентаризацию делают все, а внятного описания, как именно её делать в системе учёта, почти нет. Есть требования законодательства, есть бланки, есть советы «пересчитайте внимательно» — а что нажимать и в каком порядке, приходится выяснять самому.

Разберём весь цикл: от построения ведомости до документов, которыми закрывают недостачу. И начнём с вещи, из-за которой чаще всего путаются.

Главное недоразумение: инвентаризация не меняет остатки

Самое распространённое ожидание — «проведу инвентаризацию, и система запишет то, что я насчитал». Так это не работает, и не только у нас.

Инвентаризация фиксирует подсчёт. Она отвечает на вопрос «сколько лежит на самом деле», а не «пусть теперь будет столько». Провели документ — количество на складе осталось прежним.

Расхождение закрывают отдельными документами: излишек приходуют, недостачу списывают. Это разные решения, которые часто принимают разные люди и в разные дни: кладовщик считает, руководитель решает, что делать с недостачей, бухгалтер отражает это в учёте. Поэтому подсчёт и исправление разделены намеренно.

Отсюда же следует ещё одно: инвентаризация не делает проводок. Денежный смысл появляется только у документа, которым вы закрываете расхождение. Недостача попадает в расходы датой корректирующего документа, а не датой пересчёта.

Шаг 1. Построить ведомость

Ведомость редко заводят руками. Её строит отдельная процедура — конструктор инвентаризационных ведомостей. Она создаёт документ сразу с позициями, которые лежат на складе.

Отбор задаётся складом, датой, группой, брендом, классификацией или конкретным товаром. То есть пересчитать можно не весь склад, а, например, только средства защиты или только один бренд — это и есть выборочная инвентаризация.

Галочка «Включать товары с нулевым запасом» — та деталь, о которой вспоминают уже после пересчёта. Если её не поставить, в ведомость попадут только позиции, которые есть в учёте. А найденный на полке товар, которого в учёте нет, вписать будет некуда.

Процедуру можно поставить по расписанию — если, например, вы пересчитываете склад ежемесячно.

Шаг 2. Внести подсчёт

По строке на позицию: то количество, которое фактически насчитали. Учётное количество подставляется само, в соседнюю колонку.

Расхождение видно сразу, прямо в строке. Не нужно ничего вычитать в уме или выводить отдельным отчётом — картина складывается во время ввода.

Один документ — один склад. Если пересчитываете несколько мест хранения, на каждое заводится своя ведомость. Иначе потом непонятно, где именно недостача. Как устроен сам складской учёт — на отдельной странице: складской учёт онлайн.

Шаг 3. Провести

Ставите признак ОК и сохраняете. Подсчёт зафиксирован, остатки не затронуты.

После проведения ведомость становится документом, к которому можно вернуться: когда через полгода придётся объяснять, откуда взялась недостача, у вас будет дата, склад и перечень позиций.

Шаг 4. Увидеть расхождение

Отдельный отчёт показывает сводную картину: что говорит учёт, что насчитали и какая разница по каждой позиции.

Здесь хорошо видно, что инвентаризация — это не всегда «что-то украли». В одном и том же пересчёте одновременно есть недостача по одной позиции и излишек по другой; типичная причина — пересортица, когда похожие товары путают местами при отгрузке.

Шаг 5. Закрыть расхождение

Руками документы не заводят. Это делает процедура «Сравнение инвентаризации»: она берёт проведённые ведомости за период и сама создаёт то, что нужно — приход на излишки и списание со склада на недостачу.

Документы связываются с инвентаризацией в обе стороны: из ведомости видно, чем её закрыли, а из списания — на каком основании оно возникло.

⚠️ Что стоит проверить руками: по какой себестоимости товар встаёт на склад, когда вы приходуете излишек. От этой цифры зависит будущая прибыль по этой позиции, и считать, что процедура угадала правильно, не стоит — лучше посмотреть в созданном документе.

А если магазин работает?

Вопрос, который возникает сразу: нужно ли останавливать торговлю на время пересчёта.

Технически — нет. Но есть нюанс, который надо понимать: учётное количество в ведомости считается на дату документа. Если вы поставили дату пересчёта, а после него были отгрузки или перемещения, сегодняшний остаток будет другим — и это не ошибка системы.

Отсюда простая дисциплина: считайте на конкретную дату и закрывайте расхождение документами той же даты. Тогда картина сходится. Если же между пересчётом и закрытием прошла неделя активной торговли, разницу придётся объяснять движением за эту неделю.

Для большого склада удобнее выборочная инвентаризация по группам: сегодня ручной инструмент, завтра средства защиты. Магазин работает, а каждая группа пересчитана на свою дату.

Подробнее о самом инструменте — на странице программа для инвентаризации склада.

Частые ситуации

Провели инвентаризацию, а остаток не изменился. Так и задумано. Документ фиксирует подсчёт; учёт приводит к факту отдельная процедура, и запускать её нужно отдельно.

Нашли товар, которого в учёте нет вообще. Нормальная ситуация: строка с учётным нулём, приход на излишек процедура создаст сама. Главное — чтобы такой товар вообще попал в ведомость, а для этого при построении должна стоять галочка о нулевых остатках.

Учётное количество не сходится с тем, что показывает склад сейчас. Проверьте дату документа — колонка считается на неё.

В «Записях операций» после проведения пусто. Так и должно быть: проводок инвентаризация не делает. Они появятся у документов, которыми вы закроете расхождение.

Частые вопросы