Інвентаризацію роблять усі, а нормального опису, як саме її робити в системі обліку, майже немає. Є вимоги законодавства, є бланки, є поради «перерахуйте уважно» — а що натискати і в якому порядку, доводиться з’ясовувати самотужки.

Розберемо весь цикл: від побудови відомості до документів, якими закривають нестачу. І почнемо з речі, через яку найчастіше плутаються.

Головне непорозуміння: інвентаризація не змінює залишки

Найпоширеніше очікування — «проведу інвентаризацію, і система запише те, що я нарахував». Так це не працює, і не тільки в нас.

Інвентаризація фіксує підрахунок. Вона відповідає на питання «скільки лежить насправді», а не «хай тепер буде стільки». Провели документ — кількість на складі лишилась колишньою.

Розбіжність закривають окремими документами: надлишок оприбутковують, нестачу списують. Це різні рішення, які часто ухвалюють різні люди й у різні дні: комірник рахує, керівник вирішує, що робити з нестачею, бухгалтер відображає це в обліку. Тому підрахунок і виправлення розділені навмисно.

З цього ж випливає ще одне: інвентаризація не робить проводок. Грошовий зміст з’являється тільки в документа, яким ви закриваєте розбіжність. Нестача потрапляє у витрати датою коригувального документа, а не датою перерахунку.

Крок 1. Побудувати відомість

Відомість рідко заводять руками. Її будує окрема процедура — конструктор інвентаризаційних відомостей. Вона створює документ одразу з позиціями, які лежать на складі.

Відбір задається складом, датою, групою, брендом, класифікацією або конкретним товаром. Тобто перерахувати можна не весь склад, а, наприклад, тільки засоби захисту або тільки один бренд — це і є вибіркова інвентаризація.

Галочка «Включати товари з нульовим запасом» — та деталь, про яку згадують уже після перерахунку. Якщо її не поставити, у відомість потраплять лише позиції, які є в обліку. А знайдений на полиці товар, якого в обліку немає, вписати буде нікуди.

Процедуру можна поставити за розкладом — якщо, наприклад, ви перераховуєте склад щомісяця.

Крок 2. Внести підрахунок

По рядку на позицію: та кількість, яку фактично нарахували. Облікова кількість підставляється сама, в сусідню колонку.

Розбіжність видно одразу, прямо в рядку. Не треба нічого віднімати в голові чи виводити окремим звітом — картина складається під час введення.

Один документ — один склад. Якщо перераховуєте кілька місць зберігання, на кожне заводиться своя відомість. Інакше потім не зрозуміло, де саме нестача. Як влаштований сам складський облік — на окремій сторінці: складський облік онлайн.

Крок 3. Провести

Ставите ознаку ОК і зберігаєте. Підрахунок зафіксовано, залишки не зачеплено.

Після проведення відомість стає документом, до якого можна повернутись: коли через півроку доведеться пояснювати, звідки взялася нестача, у вас буде дата, склад і перелік позицій.

Крок 4. Побачити розбіжність

Окремий звіт показує зведену картину: що каже облік, що нарахували і яка різниця по кожній позиції.

Тут добре видно, що інвентаризація — це не завжди «щось украли». У тому ж перерахунку одночасно є нестача по одній позиції й надлишок по іншій; типова причина — пересортиця, коли схожі товари плутають місцями при відвантаженні.

Крок 5. Закрити розбіжність

Руками документи не заводять. Це робить процедура «Порівняння інвентаризації»: вона бере проведені відомості за період і сама створює те, що потрібно — надходження на надлишки і списання зі складу на нестачу.

Документи зв’язуються з інвентаризацією в обидва боки: з відомості видно, чим її закрили, а зі списання — на якій підставі воно виникло.

⚠️ Що варто перевірити руками: за якою собівартістю товар стає на склад, коли ви оприбутковуєте надлишок. Від цієї цифри залежить майбутній прибуток із цієї позиції, і вважати, що процедура вгадала правильно, не варто — краще подивитись у створеному документі.

А якщо магазин працює?

Питання, яке виникає одразу: чи треба зупиняти торгівлю на час перерахунку.

Технічно — ні. Але є нюанс, який треба розуміти: облікова кількість у відомості рахується на дату документа. Якщо ви поставили дату перерахунку, а після нього були відвантаження чи переміщення, сьогоднішній залишок буде іншим — і це не помилка системи.

Звідси проста дисципліна: рахуйте на конкретну дату й закривайте розбіжність документами тієї ж дати. Тоді картина сходиться. Якщо ж між перерахунком і закриттям минув тиждень активної торгівлі, різницю доведеться пояснювати рухом за цей тиждень.

Для великого складу зручніше вибіркова інвентаризація по групах: сьогодні ручний інструмент, завтра засоби захисту. Магазин працює, а кожна група перерахована на свою дату.

Докладніше про сам інструмент — на сторінці програма інвентаризації складу.

Часті ситуації

Провели інвентаризацію, а залишок не змінився. Так і задумано. Документ фіксує підрахунок; облік приводить до факту окрема процедура, і запускати її треба окремо.

Знайшли товар, якого в обліку немає взагалі. Нормальна ситуація: рядок з обліковим нулем, надходження на надлишок процедура створить сама. Головне — щоб такий товар узагалі потрапив у відомість, а для цього при побудові має стояти галочка про нульові залишки.

Облікова кількість не сходиться з тим, що показує склад зараз. Перевірте дату документа — колонка рахується на неї.

У «Записах операцій» після проведення порожньо. Так і має бути: проводок інвентаризація не робить. Вони з’являться в документів, якими ви закриєте розбіжність.

Часті запитання