Прокат техніки без системи живе в Excel-таблиці і блокноті: невідомо, хто має конкретну одиницю, забуто коли проводити регламентне ТО, а спірні випадки про пошкодження залишаються “ваше слово проти мого”. ERPJS має окремий модуль “Оренда”, який закриває весь цикл — від замовлення клієнта до плану обслуговування — і пов’язує всі документи між собою.

Чому Excel і блокнот не справляються з прокатом обладнання?

Excel не відрізняє “10 перфораторів” від “перфоратор Bosch SN-001, SN-002, SN-003”. Неможливо вести історію конкретної одиниці — хто, коли, з якою наработкою. Блокнот фіксує бронювання, але не показує конфлікти і не нагадує про ТО.

5 типових проблем прокатчика з парком у 50 одиниць:

• Подвійні бронювання — заявка прийнята на вже заброньовану дату
• Спір з клієнтом про пошкодження — не задокументовано стан при видачі
• Пропущене регламентне ТО — перфоратор відпрацював 150 годин без обслуговування, ламається у наступного орендатора
• Помилки в рахунках — оренду на 18 днів виставили як 17, або забули
• Рішення “ремонтувати чи списати” наосліп — нема історії одиниці і доходу за рік

Що повинна закривати система обліку оренди обладнання?

6 функцій в одному циклі: каталог одиниць, бронювання з валідацією, договір оренди з періодом і цінами, акти видачі/повернення з фіксацією стану, план регламентного ТО, автоматичні рахунки за періодами. ERPJS закриває це в модулі “Оренда”.

Як виглядає каталог одиниць у ERPJS?

Кожна одиниця оренди (Rental Object) — окрема картка: код + серійний номер, виробник, модель, рік, локація, тип лічильника (HOURS / KM / CYCLES / NONE) і стартове значення. Статуси: AVAILABLE / RESERVED / RENTED / MAINTENANCE / DECOMMISSIONED. Опційно — прив’язка до Основного засобу.

Модуль універсальний — використовується не тільки для обладнання. Квартири, авто, виставкове обладнання, контейнери, зали — будь-яка довгострокова оренда. Базова логіка одна. Для погодинного запису (на послуги) — є окремий модуль бронювання.

Як побачити завантаження пулу — Менеджер ресурсів

ERPJS не дозволяє створити бронювання на період, коли об’єкт уже зарезервований — це валідація на рівні коду. Тому в системі немає “конфліктів бронювань” — їх неможливо створити.

Щоб менеджер швидко знаходив вільні слоти, є Менеджер ресурсів — візуальний календар з режимами місяць / тиждень / день. Кожен ресурс — окремий рядок, кольорові блоки — заброньовані періоди. Менеджер відкриває календар, бачить вільні слоти і резервує саме там.

Як влаштовані замовлення і договір оренди?

Цикл починається з Замовлення на оренду (статуси DRAFT → CONFIRMED → CONVERTED → CANCELLED) — м’який документ, фіксує запит клієнта без резервування. При підтвердженні конвертується в Договір оренди — основний документ модуля.

Тип договору: OUTGOING (даємо клієнту) або INCOMING (беремо в оренду від постачальника — модуль двосторонній). Договір має 3 вкладки: Об’єкти оренди (з цінами і періодом), Обслуговування (план ТО), План оплати (графік рахунків).

Статуси: DRAFT → ACTIVE → SUSPENDED / CLOSED / CANCELLED. При підтвердженні (OK) система резервує об’єкти на дати, договір переходить в ACTIVE. Можна призупиняти (SUSPENDED — на час позапланового ремонту) і відновлювати. Договір автоматично закривається (CLOSED) коли всі об’єкти повернені.

З меню документа доступні дії: Створити рахунок, Розрахувати план оплати, Створити Акт видачі/повернення, Призупинити, Скасувати.

Як працює регламентне обслуговування — вкладка “Обслуговування”?

Регламентне ТО — критична фіча для прокатчика. Без нього техніка ламається у клієнта в середині оренди.

У Договорі оренди є окрема вкладка “Обслуговування” зі списком регламентних робіт. Для кожної заповнюються:

• Тип сервісу — наприклад, “заміна щіток”, “чистка повітрозабірника”
• Опис робіт — деталі
• Інтервал — у календарних днях АБО за показанням лічильника (наприклад, “кожні 100 мото-годин”)
• Планова і остання дата
• Статус: PLANNED → IN_PROGRESS → DONE
• Хто платить: CLIENT (клієнт окремо) або INCLUDED (входить у вартість оренди)

Інтервал за лічильником працює на реальній наработці: щоразу при поверненні нове показання порівнюється зі стартом — і коли різниця перевищує інтервал, система сигналізує “пора ТО”.

Виконання сервісних робіт — через окремий модуль “Сервісне обслуговування”.

Як налаштовується вартість і виставляються рахунки?

Ціна задається завжди за день — з прейскуранта. Період оренди (день/тиждень/місяць + кількість) — це не тариф, а частота бюлінгу: визначає як часто виставляти рахунок.

Приклад: ціна 500 грн/день, період “місяць”, оренда на 90 днів → 3 інвойси по місяцю. Або: ціна 200 грн/день, період “тиждень”, оренда на 21 день → 3 тижневих інвойси.

Налаштовується також момент виставлення: на початку періоду (передоплата) або в кінці (постоплата). У вкладці “План оплати” видно графік рахунків зі статусами PLANNED → ISSUED → PAID. Команда “Створити рахунок” формує інвойс зі стандартного модуля Sales.

Оплата — через счёт-фактури і передоплати. POS і фіскальні чеки для оренди не використовуються — оренда не роздрібний продаж. Контроль фінансів — через управлінський облік (план/факт надходжень, заборгованість клієнтів).

Як фіксується стан техніки при видачі і поверненні?

Акт видачі (Rental Issue Act): кондиція при видачі, аксесуари і комплектація, показання лічильника, фото (як attachments документа). Клієнт підписує — юридичний документ.

Акт повернення (Rental Return Act): нове показання лічильника (різниця = наработка), кондиція при поверненні, опис пошкоджень, відсутні частини, цільовий статус — AVAILABLE (в пул для наступних оренд) або MAINTENANCE (одразу в ремонт без проміжних операцій).

Якщо менеджер вказав пошкодження або відсутні частини, або цільовий статус MAINTENANCE — автоматично активується прапор “Є зауваження”. У переліку повернень одразу видно проблемні позиції.

При будь-якому спорі з клієнтом — підписаний акт з фіксованим станом. Не “ваше слово проти мого”.

AI-агент і MCP для прокатчика

ERPJS підтримує MCP-протокол — AI-агент має прямий доступ до системи на читання і запис. Менеджер прокату питає агента в Telegram без переходу в інтерфейс:

• “Які одиниці вільні з 15 травня?”
• “Коли ТО для SN-001?”
• “Створи Замовлення на оренду перфоратора SN-001 з 15 по 17 травня”

Документи створюються як чернетки з підтвердженням від користувача. Реальний кейс — AI-агент створив 3 документи з одного повідомлення в Telegram.

Часті запитання