Ваші клієнти записуються через телефон, Viber, Instagram Direct? Ви ведете розклад у блокноті або Google Calendar? Тоді ви точно знаєте ці проблеми: забуті заявки, подвійні записи на один час, працівники не знають про нових клієнтів. Є рішення — автоматизація запису через вебсайт.

У цій статті розберемо, як онлайн-бронювання працює в ERP-системі і чому це ефективніше за окремі додатки для запису.

Чому месенджери та блокноти не працюють для запису клієнтів?

Коли бізнес маленький — 5 клієнтів на день — блокнот справляється. Але при зростанні починаються проблеми:

• Клієнт написав у Viber, а ви забули перенести в розклад. Результат — клієнт прийшов, а його не чекали.
• Два клієнти записані на один час. Ви перевіряли вільні слоти по пам’яті, а не по системі.
• Працівник не знає про заявку. Клієнт записався вчора ввечері через месенджер — а майстер дізнався тільки коли клієнт стоїть перед ним.
• Немає історії клієнта. Що замовляв минулого разу? Які були побажання? Хто його обслуговував?
• Фінанси окремо. Запис в одному місці, оплата в іншому, матеріали в третьому. Неможливо зрозуміти рентабельність послуги.

Знайомо? Тоді час переходити на автоматизований запис. Як ми раніше розповідали — Excel та месенджери перестають працювати при масштабуванні.

Як працює онлайн-бронювання в ERPJS?

ERPJS має вбудований модуль бронювання, який дозволяє клієнтам записуватися через ваш вебсайт. Ось як це працює:

Крок 1: Клієнт відкриває форму запису на вашому сайті. Бачить вільні дати, час, послуги та спеціалістів. Обирає зручний слот і залишає контактні дані.

Крок 2: Система автоматично розподіляє ресурси. Перевіряє зайнятість обраного спеціаліста, враховує тривалість послуги, блокує слот для інших клієнтів.

Крок 3: Працівник отримує сповіщення. Через Telegram, email або всередині системи — в реальному часі. Не потрібно перевіряти розклад вручну.

Крок 4: Клієнт отримує підтвердження та нагадування. Автоматичне нагадування за день або за годину до візиту — менше “не прийшов”.

Подивіться, як це виглядає на практиці, у нашому відео-огляді модуля бронювання.

Що отримує бізнес від автоматизації запису?

Онлайн-бронювання — це не просто зручність для клієнта. Це інструмент, який вирішує конкретні бізнес-задачі:

Чим це краще за окремі додатки для запису?

На ринку є десятки додатків для онлайн-запису: Calendly, Booksy, Altegio. Вони гарно вирішують одну задачу — запис. Але у них є спільна проблема: вони не зв’язані з обліком.

В ERPJS бронювання — це частина єдиної системи:

• Запис → Замовлення на обслуговування. З бронювання автоматично створюється робочий наряд для працівника з переліком робіт.
• Послуга → Матеріали. Система списує витратні матеріали (запчастини, фарба, засоби) зі складу. Ви знаєте собівартість кожної послуги.
• Оплата → Фінанси. Рахунок клієнту створюється з послуги. Оплата потрапляє в Головну книгу. Прибутковість — автоматично.
• Клієнт → CRM. Вся історія взаємодії в одному місці: дзвінки, візити, замовлення, рахунки, оплати.

Окремий додаток для запису — це ще один інструмент, який не зв’язаний з рештою. ERP-система — це один інструмент для всього.

Для яких бізнесів підходить онлайн-запис?

Модуль бронювання в ERPJS підходить для будь-якого бізнесу, де є запис на час + працівник/ресурс:

• Сервісні центри — запис на ремонт техніки, розподіл між майстрами. Детальніше про сервісні послуги.
• Салони краси та барбершопи — запис до конкретного майстра, облік матеріалів (фарба, засоби).
• Медичні клініки — запис до лікаря, історія пацієнта, нагадування про візит.
• Спортивні клуби — бронювання занять, тренерів, залів.
• Автосервіси — запис на ТО, розподіл по підйомниках, облік запчастин.
• Прокат/оренда — бронювання обладнання на конкретні дати та час.

Як підключити онлайн-запис на свій сайт?

Процес налаштування займає кілька годин:

1. Створіть каталог послуг. Внесіть перелік послуг, тривалість кожної, вартість. Наприклад: “Заміна екрану iPhone — 1 година — 2500 грн”.

2. Додайте спеціалістів. Вкажіть хто виконує які послуги та графік роботи кожного працівника.

3. Налаштуйте ресурси. Якщо у вас є обладнання (підйомник, крісло, кабінет) — додайте його як ресурс з розкладом доступності.

4. Вставте форму на сайт. ERPJS надає віджет або посилання на форму бронювання, яке вбудовується на ваш сайт.

5. Налаштуйте сповіщення. Оберіть як повідомляти працівників (Telegram, email) та клієнтів (SMS, email).

Покрокову інструкцію дивіться у відео з налаштування бронювання. А детальніше про можливості — на сторінці програми для запису клієнтів.

Часті запитання