Залишки в Excel не збігаються з реальними. Продавець обіцяє клієнту товар, якого вже немає на складі. Інвентаризація знову виявила недостачу на 10%. Якщо це знайомо — проблема не в людях, а в системі обліку. Правильний облік товарів — це не просто таблиця з кількостями, а зв’язаний процес від прийому до продажу.

У цій статті розберемо, як має бути побудований облік товарів у нормальній системі: які документи потрібні, що таке FIFO, як працюють інвентаризація, резервування, серійні номери — і з чого почати перехід з Excel.

Чому Excel і зошит не справляються з обліком товарів?

Excel — це таблиця, а облік товарів — це процес. Таблиця не знає, що відвантаження має автоматично списати залишок, а повернення — поновити. В результаті кожна операція вводиться двічі (або забувається), і через місяць залишки в файлі не збігаються з реальними.

Конкретні проблеми ведення обліку товарів в Excel:

• Немає єдиного джерела правди. У продавця одна таблиця, у комірника інша, у бухгалтера третя. Коли цифри розходяться — ніхто не знає, яка правильна.
• Собівартість «на око». При різних цінах закупівлі однакового товару Excel не розрахує реальну собівартість автоматично. Продаєте в плюс або в мінус — невідомо.
• Немає історії рухів. Товар «зник» — куди? Коли? Хто списав? В Excel це втрачена інформація, в ERP — аудиторський слід по кожній одиниці.
• Резервування = обіцянки по пам’яті. Менеджер пообіцяв товар одному клієнту, потім другому. Excel цього не бачить, і з’являються подвійні продажі.
• Інвентаризація — стрес раз на квартал. Вся команда заблокована, магазин не працює, результат — мінус 10-15% без пояснень.

Детальніше про 5 типових ознак, що облік вже не справляється, ми розбирали в окремій статті про складський облік.

Що таке FIFO і навіщо воно магазину?

FIFO (First In, First Out — «перший прийшов, перший пішов») — це метод обліку собівартості, при якому при продажу списується найстаріша партія товару першою. Це стандарт для роздрібної торгівлі, складів та виробництва.

Приклад. Ви закупили однаковий товар трьома партіями:

Ви продаєте 150 штук. За FIFO система спише: 100 шт по 50 грн + 50 шт по 55 грн = 7 750 грн собівартості. При продажній ціні 70 грн × 150 = 10 500 грн виручки валовий прибуток — 2 750 грн.

Без FIFO (або при ручному розрахунку) ви зазвичай берете «середню ціну» — і отримуєте викривлену картину. В ERPJS FIFO працює автоматично для кожного відвантаження та списання — сортує партії за датами, споживає послідовно, розраховує пропорційну собівартість.

Які документи потрібні для правильного обліку товарів?

В нормальній системі обліку товарів кожна операція — це окремий документ із власним статусом, автором і датою. Мінімальний набір — 8 типів документів:

1. Надходження — вхідна поставка від постачальника. Збільшує залишки, фіксує ціни закупівлі для FIFO.
2. Відвантаження — вихідна поставка клієнту. Зменшує залишки, розраховує собівартість за FIFO.
3. Переміщення — внутрішній трансфер між складами. Не змінює загальну кількість, але фіксує локацію.
4. Списання — товар зіпсувався, загубився, використано на власні потреби. Зменшує залишки з поясненням причини.
5. Повернення постачальнику — бракована або зайва партія. Зменшує залишки та зобов’язання.
6. Повернення від клієнта — обробка рекламацій. Поновлює залишки, повертає собівартість.
7. Інвентаризація — фізичний підрахунок залишків із протоколом розбіжностей.
8. Додаткові витрати — розподіл мит, доставки, пакування на собівартість товару.

Кожен документ в ERPJS автоматично оновлює регістри: Статуси товару (залишки в реальному часі по складах), Історія товарів (повний аудиторський слід кожного руху) та Статус серійних номерів (для товарів з унікальною ідентифікацією).

Як інвентаризація має виглядати в нормальній системі?

Інвентаризація в Excel — це блокнот, в який комірник записує те, що порахував, а потім хтось звіряє з таблицею вручну. В нормальній системі — це керований процес з трьох кроків.

Крок 1. Конструктор інвентаризаційної відомості. Ви обираєте склад, дату, категорії товарів — система генерує порожню відомість з переліком товарів, які мають бути на складі за даними обліку.

Крок 2. Фізичний підрахунок. Комірник (або сканер штрих-кодів) заповнює фактичну кількість по кожній позиції. При великій номенклатурі підрахунок розбивається по зонах і працівниках.

Крок 3. Порівняння інвентаризації. Система автоматично формує протокол розбіжностей: де недолік, де надлишок, на яку суму. На основі протоколу створюються документи списання або оприбуткування — залишки приводяться у відповідність.

В ERPJS цей процес займає години замість днів — і дає точні цифри замість «плюс-мінус 10%». Ще один плюс — часткова інвентаризація: можна перевіряти одну категорію або зону без зупинки роботи всього складу.

Як резервувати товар під замовлення клієнта?

Резервування — це різниця між «товар є на складі» і «товар доступний до продажу». Ви отримали замовлення на 50 штук із відвантаженням завтра — ці 50 штук мають бути заброньовані, щоб інший менеджер не продав їх сьогодні.

В Excel резервування веде до двох проблем: або ніхто його не веде (і виникають подвійні продажі), або ведуть у окремій колонці, яку всі забувають оновлювати.

В ERPJS резервування автоматичне:

• Клієнт робить замовлення → система резервує потрібну кількість у статусі «зарезервовано».
• Залишок для нових продажів = Фізичний залишок − Зарезервовано.
• Після відвантаження резерв знімається, залишок списується.
• Якщо замовлення скасоване — резерв автоматично повертається в доступні залишки.

Звіт «Дефіцит» показує, скільки товару не вистачає для виконання усіх активних замовлень — і його треба дозамовити. Це зокрема корисно магазинам з передзамовленнями та онлайн-продажами, де між замовленням і відвантаженням проходить 1-3 дні.

Як серійні номери допомагають в сервісі та торгівлі?

Серійні номери потрібні там, де кожна одиниця товару — унікальна: електроніка, техніка, автозапчастини, меблі з гарантією. ERPJS веде облік серійних номерів як окремий рівень обліку: по кожному номеру видно, коли він надійшов, від якого постачальника, за якою ціною, коли і кому проданий.

Практичні випадки використання:

• Гарантія. Клієнт приносить товар з претензією — ви по серійному номеру бачите, коли продано і чи діє гарантія.
• Відкликання партії. Постачальник повідомив про брак у партії № X — ви за секунди знаходите всіх клієнтів, кому продали товари з цієї партії.
• Повернення в сервіс. Майстер приймає апарат на ремонт — серійний номер вже є в базі з повною історією.
• Боротьба з крадіжкою. Кожна одиниця має унікальний ID — списати «в тінь» складніше.

З чого почати перехід з Excel на програму обліку товарів?

Перехід не обов’язково робити за один день. Для магазину або складу з номенклатурою до 1000 позицій реалістичний план — 2-3 тижні:

Тиждень 1. Довідники. Завантажте каталог товарів (одиниці виміру, категорії, штрих-коди), контрагентів (постачальники, клієнти) та склади. ERPJS підтримує імпорт з Excel, тому існуючі дані не потрібно вводити вручну.

Тиждень 2. Початкові залишки та поточні операції. Проведіть інвентаризацію, внесіть реальні залишки в систему. З цього моменту всі надходження та відвантаження робіть через нову систему, паралельно з Excel.

Тиждень 3. Повний перехід. Після тижня паралельної роботи порівняйте звіти. Зазвичай уже на цьому етапі видно, де в Excel були «дірки». Вимикайте Excel для поточного обліку, залишайте тільки як архів.

Як обрати систему обліку, яка підійде саме вашому бізнесу — дивіться гайд з 7 критеріями вибору. А про те, як облік товарів впливає на фінансовий результат, ми розбирали в статті про фінансовий облік.

Часті запитання