Облік для малого бізнесу в ERPJS починається з трьох кроків: товари на складі, рух грошей, база клієнтів. Перші результати — через 2 тижні. Не потрібен бухгалтер, не потрібен Excel — потрібна система, яка працює за вас.
80% малих бізнесів в Україні ведуть облік «в голові» або в Excel. Поки операцій 10-20 на день — це працює. Але коли бізнес росте, починається хаос: товар є на складі але його не знаходять, гроші приходять але незрозуміло звідки прибуток, клієнти повертаються але ви не пам’ятаєте їхню історію.
Чому малий бізнес уникає обліку?
Три головні причини: страх складності, переконання «ми ще маленькі для ERP» і звичка до Excel. Насправді кожна з цих причин — помилка, яка коштує грошей.
«Це складно» — сучасні системи обліку не вимагають бухгалтерської освіти. В ERPJS базове налаштування займає 1-2 години: завести товари, вказати ціни, підключити касу.
«Ми ще маленькі» — саме малий бізнес найбільше страждає від відсутності обліку. Великий бізнес має фінансового директора і бухгалтерію. Малий — власника, який одночасно і продає, і закупає, і рахує гроші. Без системи він втрачає контроль першим.
«Excel вистачає» — до певного моменту. Коли у вас 500+ товарів, 3+ співробітники і 50+ операцій на день — Excel перестає справлятися. Формули ламаються, файли губляться, дані не синхронізуються.
Які 3 речі потрібно обліковувати в першу чергу?
Не намагайтесь автоматизувати все одразу. Почніть з трьох базових речей — цього достатньо для 90% малих бізнесів.
1. Товари та послуги
Що є на складі, скільки коштує, за якою ціною продаєте. Це основа — без неї ви не знаєте ані залишків, ані маржу. В ERPJS складський облік включає прихід, витрату, інвентаризацію та серійні номери. Завести 100 товарів — 30-40 хвилин.
2. Гроші (каса + банк)
Звідки гроші прийшли і куди пішли. Це Cash Flow — найважливіший звіт для малого бізнесу. Якщо ви не знаєте свій Cash Flow, ви не керуєте бізнесом — бізнес керує вами. В ERPJS рух грошей фіксується автоматично при кожній оплаті.
3. Клієнти
Хто купує, як часто, на яку суму. Навіть проста база клієнтів дає розуміння: хто ваші найкращі клієнти, хто давно не повертався, кому потрібно нагадати. В ERPJS CRM-модуль вбудований — не потрібна окрема програма.
Як почати облік за 2 тижні?
Покроковий план, перевірений на десятках малих бізнесів. Не потрібно виділяти цілі дні — достатньо 1-2 години на день.
Тиждень 1 — товари та ціни:
- День 1-2: Зареєструватись в ERPJS, створити компанію, налаштувати склад
- День 3-4: Завести товари/послуги (назва, ціна закупівлі, ціна продажу)
- День 5: Провести початкову інвентаризацію (внести залишки)
Тиждень 2 — фінанси та звіти:
- День 1-2: Налаштувати касу та банківський рахунок
- День 3-4: Почати вносити операції (продажі, закупівлі, оплати)
- День 5: Перевірити перший звіт — Cash Flow та залишки
Через 2 тижні ви маєте працюючу систему: бачите залишки на складі в реальному часі, знаєте скільки грошей прийшло і пішло, маєте базу клієнтів.
Чим ERP відрізняється від Excel для малого бізнесу?
ERP-система автоматизує те, що в Excel доводиться робити вручну. Ось конкретне порівняння для типового магазину з 500 товарами:
| Задача | Excel | ERPJS |
|---|---|---|
| Перевірити залишок товару | Знайти файл → знайти рядок (2-5 хв) | Пошук за назвою (5 сек) |
| Оформити продаж | Вручну: відняти зі складу + записати оплату (3-5 хв) | Один документ: склад + каса автоматично (30 сек) |
| Звіт за місяць | Зводити формули, перевіряти (2-4 год) | Один клік (мить) |
| Знайти борг клієнта | Шукати по файлах (5-10 хв) | Картка клієнта (3 сек) |
| Інвентаризація | Друк списку → ручний підрахунок → внесення (1-2 дні) | Мобільний сканер → звірка (2-3 год) |
Детальніше про перехід: Excel vs ERP: коли таблиці перестають працювати
Скільки коштує облік для малого бізнесу?
Від 0 до €50 на місяць — залежно від масштабу. ERPJS має безкоштовний тариф без обмежень часу: 1 користувач, 512 МБ сховища. Цього достатньо для ФОП або мікробізнесу з 1-2 працівниками.
Коли переходити на платний? Коли з’являється потреба у:
- 3+ користувачів (продавець, комірник, бухгалтер) — від €30/міс
- Більше сховища для фото товарів та документів
- Управлінська звітність: P&L, баланс, аналітика по напрямках
Часті запитання
Чи потрібен бухгалтер для ведення обліку в ERPJS?
Ні. ERPJS — це управлінський облік для власника, не бухгалтерський. Інтерфейс зрозумілий без спеціальної освіти. Базове налаштування займає 1-2 години.
Скільки часу займає перехід з Excel на ERPJS?
2 тижні при 1-2 годинах на день. Перший тиждень — товари та ціни, другий — фінанси. Імпорт з Excel можливий через CSV.
Чи підходить ERPJS для інтернет-магазину?
Так. ERPJS має складський облік, CRM, фінансовий облік та B2B-модуль. Для інтернет-магазину особливо корисні: облік залишків, автоматичне списання при продажу, робота з замовленнями.
Що краще для малого бізнесу — Excel чи ERP?
Excel підходить до 50-100 операцій на місяць і 1 користувача. Після цього порогу ERP економить 3-5 годин на тиждень на рутинних операціях: звіти, пошук, звірки.
Чи можна вести облік з телефону?
Так, ERPJS працює в браузері на будь-якому пристрої. Продавець може оформити продаж з телефону, а власник — перевірити звіти з планшета.
Спробуйте ERPJS безкоштовно
Безкоштовний тариф без обмежень часу. Налаштуйте облік за 2 тижні — без бухгалтера і без Excel. Зареєструватися →